Koszty utrzymania firmowej infrastruktury informatycznej i działu IT nie należą do najniższych. Istnieje jednak wiele sposobów, aby je obniżyć, nie tracąc zarazem na sprawności wykonywanej pracy, kwalifikacjach pracowników czy użyteczności sprzętu. W poniższym poradniku przedstawiamy te najskuteczniejsze i najczęściej stosowane.

Sposoby na redukcję i optymalizację kosztów IT

Sposoby na redukcję i optymalizację wspomnianych kosztów można podzielić następująco:

• redukcja kosztów jednorazowych (np. zakup tańszego sprzętu, tańszych akcesoriów etc.): sposób ten polega na poszukiwaniu tańszych i równie skutecznych alternatyw.

• redukcja kosztów stałych (np. redukcja zużycia prądu, papieru do drukarek, redukcja kosztów eksploatacji drukarek): tu możemy zdobyć się na pewną kreatywność – efekty prawdopodobnie pojawią się dopiero po jakimś czasie, ale mogą nas zaskoczyć.

• optymalizacja kosztów stałych i jednorazowych – to najlepsze rozwiązanie, pozwalające na stosunkowo szybkie uzyskanie znaczących rezultatów, ale też wymagające najwięcej pracy i największej wiedzy. W skrócie: polega ono na sporządzeniu dokładnej mapy potrzeb i celów – a następnie dopasowaniu do nich optymalnych cenowo rozwiązań (przy częściowej lub całościowej rezygnacji z obecnych). Może wiązać się z koniecznością renegocjowania oferty z obecnym dostawcą konkretnych usług lub koniecznością poszukania nowego. Dopuszcza także możliwość outsourcingu usług informatycznych. Na dłuższą metę może przyczynić się jednak do obniżenia kosztów nawet o połowę i więcej.

Przejdźmy teraz do propozycji konkretnych rozwiązań.

1. Sporządzenie dokładnej mapy wydatków i potrzeb

Jeżeli dopiero zakładamy firmę – lub prowadzimy ją od pewnego czasu, ale wciąż tego nie zrobiliśmy – to z całą pewnością powinniśmy sporządzić dokładną mapę wydatków i potrzeb. Brzmi to zapewne jak oczywistość: mapa tego rodzaju powinna przecież stanowić element każdego rozsądnego biznesplanu. Zaskakujące jest jednak, jak wielu przedsiębiorców nigdy jej nie sporządziło. Warto więc poświęcić ten czas i dokładnie określić listę zadań, do jakich nasi pracownicy będą wykorzystywali zakupiony przez nas sprzęt.

Dlaczego jest to aż tak ważne? Choć w początkowych stadiach rozwoju firmy zaniechania te mogą nie mieć dużego znaczenia, to z czasem, wraz z jej rozwojem, powodują znaczący wzrost kosztów (niezoptymalizowane koszty rosną bowiem wykładniczo, nie zaś  – jak powinno być – proporcjonalnie do rozwoju firmy). Innym rezultatem jest też efekt „dziury” w budżecie: jeśli w nowy sprzęt inwestujemy bez planu, w odpowiedzi na bieżące potrzeby, których wcześniej nie przewidzieliśmy, to jest bardzo duża szansa, że przepłacamy, topiąc tym samym nasze pieniądze.

2. Konsultacje eksperckie

Jednym z najczęściej spotykanych powodów zaniechań i błędów na etapie planowania jest fakt, że nie każdy, kto zakłada własną firmę, zna „w punkcie wyjścia” odpowiedź na każdą ze swoich „informatycznych” potrzeb. W takim wypadku dobrze jest zatrzymać się na mapie potrzeb – a dalszą część przedsięwzięcia skonsultować z ekspertem. Ten, wiedząc, do jakich celów będą w naszej firmie wykorzystywane komputery i notebooki, będzie w stanie zaproponować najodpowiedniejsze konfiguracje (a nawet konkretne serie i modele). Ekspert będzie też w stanie pomóc nam w rozplanowaniu naszej firmowej informatycznej infrastruktury. Przedstawi również możliwą strategię jej późniejszego skalowania – wraz ze wzrostem firmy na pewno będziemy musieli rozbudowywać również ten element. (Zasadniczo: im większa firma – tym więcej problemów i kwestii, które domagają się optymalizacji.)

Konsultacje eksperckie to jednorazowy (czy najwyżej parokrotny) wydatek. Cenę ich braku odczuwać będziemy natomiast jeszcze długo od momentu założenia firmy i osiągnięcia rentowności. O konsultacje możemy poprosić eksperta zewnętrznego lub – optymalnie – firmę, która dostarcza nam sprzęt.

3. Zakup odpowiednich notebooków

W tej kwestii naprawdę łatwo przepłacić: sprzęt komputerowy, szczególnie ten klasy biznes, do najtańszych nie należy. Tymczasem przedsiębiorcy, nawet ci najbardziej doświadczeni, wciąż popełniają tutaj podstawowe błędy: decydują się na zakup notebooków konsumenckich (kiedy powinni postawić na sprzęt z wyższej półki); źle dobierają parametry (np. kupują notebooki o bardzo pojemnych dyskach i super wydajnych procesorach do standardowej pracy biurowej); rezygnują z przedłużonej gwarancji i obsługi posprzedażowej (a na tym powinni skupić się w pierwszej kolejności). Efektem są źle wyposażone biura pełne notebooków o ogromnych możliwościach (z których żaden z pracowników nigdy nie skorzysta). W takiej sytuacji droższy staje się nie tylko jednorazowy zakup sprzętu – tracimy też każdorazowo podczas jego serwisowania czy wymiany.

Najlepszym rozwiązaniem w takiej sytuacji jest dobór sprzętu według klucza naszych celów. Obszerną listę elementów, na które powinno się zwrócić uwagę przed zakupem notebooków do firmy (wraz z opisem ich znaczenia) przedstawiliśmy w poradniku pt. Notebooki dla firm. Na co należy zwrócić uwagę przed, po i w trakcie zakupu? Zapoznanie się z nim może znacząco oszczędzić nam kosztów. Pozwoli też dobrać sprzęt odpowiedni do potrzeb. Jeżeli zależy nam na zakupie sprzętu najwyższej klasy, warto też doczytać, czym różnią się notebooki biznesowe od notebooków konsumenckich. Z kolei dla osób, które zastanawiają się, dlaczego obsługa posprzedażowa i gwarancja klasy biznes są tak naprawdę sposobem na cięcie kosztów, nie ich mnożenie, przygotowaliśmy poradnik Program obsługi posprzedażowej – co powinien obejmować? gdzie dzielimy się radami dotyczącymi wyboru optymalnego rozwiązania w tej materii

.

4. Ograniczenie kosztów sprzętu dodatkowego

Jeżeli dobrze przemyśleliśmy całą sprawę i sporządziliśmy choćby przybliżony plan zakupów, to nie powinniśmy mieć problemów z redukcją kosztów sprzętu dodatkowego (np. drukarek czy monitorów) i akcesoriów (np. myszek czy toreb na notebooki). Uwagę warto zwrócić na następujące kwestie:

• Czy każdy z naszych pracowników będzie potrzebował dodatkowego monitora? A może z części z nich możemy zrezygnować?

• Czy potrzebujemy monitorów najwyższej klasy? A może w przypadku części z nich można nieco zejść z parametrów na korzyść niższej ceny?

• Jak często będziemy drukować? Czy potrzebujemy więcej niż jednej drukarki? Ilu dokładnie drukarek potrzebujemy?

• Ilu punktów dostępowych do Wi-Fi potrzebujemy? Jak najlepiej je rozmieścić, by praca przebiegała sprawnie i komfortowo?

• Czy zakładamy, że nasi pracownicy będą często przenosić swoje notebooki, zabierać je w podróż albo pracować z domu? Zakupmy odpowiednią ilość toreb na notebooki.

• Czy nasz grafik lub projektant będzie pracował z projektami wymagającymi zwiększonej precyzji? Sprzęt dla grafika nie należy do tanich – ale czy będziemy go potrzebować? (Dokładne parametry warto skonsultować już z samym grafikiem.)

W przypadku sprzętu, którego użytkowanie wiąże się z kosztami dodatkowymi warto też sprawdzić rozwiązania alternatywne. Koszty można redukować i optymalizować na różne sposoby: możliwe – np. – że  wcale nie potrzebujemy drogich w eksploatacji drukarek o wysokiej rozdzielczości druku (ponieważ drukujemy głównie na użytek wewnętrzny). Warto zainteresować się też stanem zużycia naszego sprzętu, w szczególności zasilaczy. Sfatygowany wieloletnim użytkowaniem sprzęt pobiera więcej prądu niż ten nowo zakupiony. Czasami warto zainwestować dodatkowe środki w nowy zasilacz (lub parę) i odbić to sobie na kosztach energii. Można też zainwestować w rozwiązania energooszczędne. Marginalizowanie udziału kosztów energii w kosztach prowadzenia działalności stanowi jeden z najczęściej popełnianych błędów początkujących przedsiębiorców. Dokładna wiedza o kosztach zużywanej przez nas energii i o tym, jak rozkładają się one na poszczególne elementy naszej infrastruktury znacząco ułatwi nam optymalizację.

I jeszcze jedno: jeśli nasz sprzęt nie musi być włączony 24 godziny na dobę, warto zadbać o jego poprawne wyłączenie po zakończonym dniu pracy  (a nie usypianie – jak robi wiele osób).

5. Ograniczenie kosztów oprogramowania

W zależności od branży optymalizacja kosztów oprogramowania może być bardzo prosta – lub praktycznie niemożliwa. Stosunkowo łatwe zadanie będą mieć programiści i informatycy. Dużo trudniej sprawa przedstawia się w przypadku architektów i grafików – ale i tu nie jest wcale tak źle. Najgorzej mają prawdopodobnie duże studia deweloperskie, producenci gier i filmów oraz przedsiębiorcy działający w sektorach silnie regulowanych przez prawo. W ich przypadku optymalizacja kosztów oprogramowania wymagała będzie sporej kreatywności i bardzo dużej znajomości rozwiązań alternatywnych.

A rozwiązania te mają swoją wartość. Bo niezależnie od tego, z jakiego oprogramowania zdecydowaliśmy się korzystać, przy odrobinie pracy prawdopodobnie będziemy w stanie znaleźć tańsze (albo wręcz darmowe) oprogramowanie alternatywne – takie, które pozwoli nam osiągnąć te same cele za mniejsze pieniądze. Jest to szczególnie dobrze widoczne w przypadku narzędzi opłacanych w modelu subskrypcyjnym, SaaS itd. Narzędzia te przeważnie umożliwiają pakietowy wybór funkcji, z których będziemy korzystać. W pakietach podstawowych dostępne są tylko niektóre możliwości, pakiety rozszerzone dają nam znacznie więcej, a pakiety premium to prawdziwe kombajny napakowane funkcjami… z większości których nigdy nie będziemy korzystali (lub które wykorzystamy raz – i porzucimy). Jeżeli pracujemy z takimi narzędziami, to warto zastanowić się, czy w pełni wykorzystujemy funkcje, za które płacimy. Jeśli nie, to może warto zastanowić się nad zejściem na niższy poziom subskrypcji. A tak czy inaczej warto zapoznać się z ofertą konkurencji; w najgorszym wypadku – zamiast jednego narzędzia będziemy mieli trzy mniejsze, ale darmowe. Wygoda jest ważna – ale oszczędności również.

Nie inaczej jest z oprogramowaniem oferowanym na bazie licencji; licencje mają to do siebie, że od czasu do czasu trzeba je odnawiać. W taki sposób funkcjonuje większość programów antywirusowych. Warto mieć na uwadze, iż producenci tych narzędzi doskonale zdają sobie sprawę z działań swojej konkurencji; wiedzą też, że nie są od niej znacząco lepsi (są w stanie wyprzedzić ją na pewien czas, owszem, ale – zasadniczo – zawsze będą oferować zabezpieczenia na mniej-więcej tym samym poziomie). Jeżeli więc mamy taką możliwość, to podczas odnawiania subskrypcji warto skontaktować się z przedstawicielem producenta i wypytać, czy z tytułu lojalności nie przysługują nam jakieś bonusy czy zniżki. Ponieważ firmy te konkurują m.in. cenami, lojalny klient jest dla nich na wagę złota.

Najgorzej będzie natomiast w przypadku oprogramowania kupowanego na zasadzie licencji nieograniczonej czasowo, „raz na zawsze”. W takiej sytuacji niewiele możemy zrobić. Warto jednak poszukać najtańszego sprzedawcy; różnice w cenach niektórych programów (np. do obróbki grafiki 3D) mogą sięgać nawet paruset złotych na każdej licencji! Jeżeli więc nasz grafik dobrze radzi sobie z obsługą dwóch narzędzi o podobnych możliwościach, ale odmiennej cenie – warto skonsultować z nim wybór tego tańszego.

Na sam koniec warto przemyśleć jeszcze kwestię z pogranicza optymalizacji kosztów oprogramowania i sprzętu: czy potrzebujemy firmowego serwera? A może wystarczy zainwestować w hosting zewnętrzny i przechowywać dane w chmurze? To drugie rozwiązanie może sprawdzić się szczególnie w przypadku firm, które nie zamierzały inwestować dużych pieniędzy w rozwijanie wewnętrznego działu IT. Rezygnując z serwera, będziemy mogli zaoszczędzić na zatrudnianiu obsługującego go pracownika oraz – co nie mniej ważne – energii, oprogramowaniu i sprzęcie dodatkowym (o przestrzeni w biurze nie wspominając).

6. Outsourcing usług IT – kiedy warto?

Outsourcing usług IT jest coraz bardziej popularny. Nie każdemu jednak się on opłaci. Skorzystają na nim głównie mniejsze firmy, które nie mogą pozwolić sobie na zakładanie własnego działu IT – lub które z jakichś powodów na razie nie chcą weń inwestować. Sam outsourcing obejmować może najprzeróżniejsze usługi: od instalacji sprzętu czy oprogramowania aż po obsługę firmowych systemów informatycznych czy wdrażanie nowych rozwiązań i szkolenia pracownicze. Outsourcing jednak nie oznacza, że jako właściciel przedsiębiorstwa będziemy mieli mniej pracy. Jeśli już – to często będziemy mieli jej więcej. (Rozwiązaniem optymalnym będzie zatrudnienie wykwalifikowanej osoby do bieżącego weryfikowania i kontrolowania działań naszego „zewnętrznego działu IT”.) Warto jednak pamiętać, iż przy dłuższej współpracy ceny outsourcingu spadają – a jeśli nie, to zawsze możemy poprosić o pomoc konkurencję wynajmowanej przez nas obecnie firmy.

7. Inwestycja w kompetencje

O szkoleniach pracowniczych napisano całe biblioteki tekstu. Jeśli jednak podejść do sprawy z odpowiednim nastawieniem, to dzięki inwestycji w wiedzę i kompetencje naszych informatyków możemy zyskać naprawdę wiele. Jeżeli właściwie dobierzemy szkolenie, to osoby, które na nie wyślemy, wrócą nie tylko bogatsze o nową wiedzę, ale też pomysły na to, jak wdrożyć w naszej firmie rozwiązania, które ostatecznie zredukują jej koszty.

Problemem jest tu, co zrozumiałe, odpowiedni dobór szkolenia. Czym charakteryzuje się dobre szkolenie? Powinno ono – przede wszystkim – odpowiadać na faktyczną potrzebę: na potrzebę naszej firmy i naszego pracownika. Firma powinna dzięki niemu działać lepiej, a pracownik – pracować sprawniej. Po drugie – i jest to może w przypadku szkoleń najważniejsze – powinno być ono prowadzone przez osoby, które znają realia naszej branży. Jeśli nasz pracownik od dłuższego czasu zajmuje się informatyką, to jest duża szansa, że i bez szkolenia wie bardzo dużo; szkolenie musi być więc na tyle zaawansowane, by poszerzyć jego wiedzę, a jednocześnie prowadzone dość przystępnie, by był on w stanie tę wiedzę zastosować w firmowej praktyce.

Wysyłanie pracowników na szkolenia i konferencje jest też doskonałą praktyką motywacyjną. Dla budżetu naszego działu IT nie ma bowiem nic gorszego od… przesadnej rotacji kadr.

Podsumowanie

Do błędów najczęściej popełnianych przez polskich przedsiębiorców zaliczają się:

• brak dokładnej mapy potrzeb i wydatków;

• przesadne skupianie się na kosztach jednorazowych (np. zakup dużej ilości notebooków czy sprzętu) i pomijanie kosztów stałych (np. tonery lub tusze czy papier do drukarek);

• ignorowanie comiesięcznych kosztów związanych z niekontrolowanym zużyciem energii;

• zapominanie, że tym, na czym powinni się skupić przy oszczędzaniu nie są wcale pieniądze, ale ludzie, którzy (dzięki odpowiednim kompetencjom) będą w stanie je dla nas oszczędzić;

• brak zaufania do konsultacji eksperckich (szczególnie na wczesnym etapie prowadzenia działalności);

• nieznajomość narzędzi, z którymi pracują ich pracownicy, i sposobów, na jakie z nich korzystają;

• nieznajomość nowości i trendów w kwestii narzędzi i sprzętu;

• niechęć do zmiany status quo w swojej firmie (np. zastąpienia jednego narzędzia innym).

Sprawdzenie, czy nie popełniamy któregoś z tych błędów – i podjęcie opisanych wyżej działań – może znacząco obniżyć koszty, które co miesiąc wydajemy na infrastrukturę informatyczną i dział IT w naszej firmie.