Tydzień temu opublikowaliśmy artykuł poświęcony „nieznanym” – czy „mniej znanym” – funkcjom w Wordzie i Excelu 365/2019. Dzisiaj przyjrzymy się bliżej ukrytym możliwościom Outlooka i PowerPointa – dwóch kolejnych narzędzi z podstawowego pakietu Microsoft Office.

O naszych wrażeniach z pracy z MS Office 2019 przeczytasz w tym artykule. (Spoiler: Jest lepiej niz było i lepiej niż myślisz.)

#1 PowerPoint: Notatki w Widoku Prezentera

Umówmy się: przygotowanie prezentacji to dopiero pierwszy krok. Potem trzeba ją jeszcze odpowiednio przedstawić światu. Pomocne staną się tutaj Notatki, które możemy dodawać do slajdów oglądanych w Widoku Prezentera – czyli widoku prezentacji oglądanego na monitorze prezentującego, ale nie na główny wyświetlaczu.

Notatki możemy dodać, przechodząc do zakładki Widok i klikając przycisk Notatki, a następnie pole Kliknij, aby dodać notatki (w dolnej części ekranu):

Po przejściu do Widoku Prezentera notatki wyświetlane będą obok lub pod naszym slajdem (w zależności od jego rozmiarów).

#2 Outlook: Organizowanie wiadomości w konwersacje

Organizowanie wiadomości w konwersacje to bardzo proste, ale stosunkowo rzadko stosowane przez moich znajomych rozwiązanie, które pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu i frustracji na poszukiwanie maili.

Wiadomości zorganizowane w konwersacje wyświetlają się podobnie jak np. na Gmailu (żeby nie powiedzieć: Messengerze): zostają zgrupowane w ułożone chronologicznie wątki, co ułatwia dostęp do historii danej wymiany. Zdecydowanie polecam.

Opcję włączamy w zakładce Widok – zobacz zrzut ekranu poniżej:

#3 Outlook: Tworzenie podfolderów w Skrzynce (Inboxie)

Rozwiązanie idealne, znów – podobne do tego, które oferuje Gmail, choć (moim zdaniem) znacznie przyjemniejsze w stosowaniu, ponieważ foldery w Inboxie tworzymy podobnie jak na windowsowym pulpicie. Wystarczy kliknąć prawym przyciskiem myszy w zakładkę skrzynki, a następnie wybrać opcję Nowy folder… Więcej na zrzucie ekranu poniżej:

#4 Outlook: Reguły

Wiadomości można umieszczać w folderach ręcznie; można też stworzyć reguły, które automatycznie przekierują wiadomość do odpowiadającego jej folderu w momencie odbioru. Do ustawień reguł można dobrać się z poziomu menu w pasku narzędzi:

Same reguły nie są trudne w konfiguracji; wprost przeciwnie – jest to dziecinnie proste, tym bardziej, że Outlook sam podpowie nam najlepsze rozwiązanie. Możemy skorzystać też z gotowych szablonów reguł (np. właśnie w celu przenoszenia wiadomości do określonych folderów w Inboxie).

#5 PowerPoint: Wyrównywanie elementów na slajdzie

Okej: czas na trochę magii. Aby wyrównać znajdujące się na slajdzie elementy, wystarczy zaznaczyć je wszystkie (Shift + klik), a następnie… wybrać opcję Rozmieść (Narzędzia główne > Rozmieść > wybieramy sposób rozmieszczenia elementów).

Koniec z dociąganiem poszczególnych pól do innych pól… nareszcie.

#6 PowerPoint: Własne animacje w PowerPoincie

Animacje w PowerPoincie mają niezasłużenie złą sławę. Dobrze wykorzystane, mogą znacząco wzbogacić prezentację. A w nowszych wersjach narzędzia Microsoft udostępnił użytkownikom funkcję tworzenia własnych animacji.

Jak się to robi? To proste. Zaznaczamy wybrany element, ten, który chcielibyśmy przemieścić, a następnie przechodzimy do zakładki Animacje. Tam klikamy przycisk „Rozwiń/Więcej”, a z rozwijanego menu wybieramy Ścieżkę niestandardową. A następnie, za pomocą rysowanej na ekranie linii, pokazujemy programowi, w jaki sposób powinien przemieścić dany fragment naszego pokazu.

Ostrzeżenie: Możliwe, że myślę tak, ponieważ widziałem o jedną źle przygotowaną – źle animowaną – prezentację za dużo, niemniej lojalnie ostrzegam: zanim zaczniecie pokazywać własnoręcznie opracowanie animacje głodnym Waszej prezentacji tłumom, poćwiczcie to w domu.

#7 Outlook: Ukryte Do Wiadomości

Wszyscy korzystamy z opcji DW – czyli Do Wiadomości, która pozwala nam wysłać wiadomość do wielu osób jednocześnie, chociaż bezpośrednim adresatem pozostaje de facto jedynie osoba, której adres wpisaliśmy w polu DO. Możliwości wykorzystania DW w środowisku korporacyjnym są nieskończone; podobnie nieskończone są zasoby poświęconych tematowi memów.

Warto pójść o krok dalej i zbadać również opcję UDW, czyli Ukryte Do Wiadomości. Nasza wiadomość dotrze do każdego, kogo wpiszemy w tym polu – ale żaden z jej bezpośrednich adresatów nie zostanie o tym poinformowany. Pole to można wykorzystać także np. rozsyłając ankiety wewnętrzne: nie chcemy korzystać w tym celu z narzędzi do wysyłania mailingów, zależy nam też jednak na tym, by adresaci ankiet nie wiedzieli o sobie nawzajem.

Pole UDW jest domyślnie ukryte. Aby pokazało się pod DW, należy podczas pisania wiadomości przejść do zakładki Opcje, a następnie wybrać UDW.

#8 Outlook: Odzyskiwanie usuniętych wiadomości

Chyba każdemu zdarzyło się kiedyś usunąć ważną wiadomość. Przeważnie wygląda to dość schematycznie: robisz typowe wiosenne porządki, a parę dni później okazuje się, że coś, co usunąłeś, staje się nagle absolutnie kluczowe.

Co wtedy?

Są na to sposoby. Microsoft przechowuje na swoich serwerach kopie wszystkich naszych wiadomości – i robi to jeszcze przez dłuższą chwilę po ich usunięciu. W celu ich przywrócenia musimy wejść w odpowiedni folder (np. Usunięte), a następnie wybrać na pasku narzędzi opcje Folderu, po czym kliknąć Odzyskaj elementy usunięte. Na ekranie wyświetli się lista usuniętych wiadomości; możemy wybrac te, które chcielibyśmy przywrócić.

Opcję tę możemy wyłączyć w Ustawieniach prywatności (Opcje > Ustawienia prywatności > i dalej), ale będziemy potrzebowali do tego uprawnień administracyjnych. Przeważnie ustawienia te pozostają pod kontrolą firm, dla których pracujemy.

#9 PowerPoint: Przydatne skróty klawiszowe

• B – wyciemnij ekran (podczas prezentacji). Warto korzystać: uwaga zebranych natychmiast wędruje w stronę prezentującego.
• H – wyświetl ukryty slajd (podczas prezentacji). Ukryty slajd zostanie wyświetlony tylko pod warunkiem, że jest on kolejnym slajdem w kolejności. Naciśnięcie Spacji pozwoli opuścić ten slajd i przejść dalej bez pokazywania go słuchaczom.
• Ctrl + P – rysuj (podczas prezentacji). Umożliwia rysowanie kursorem po slajdzie.
• Ctrl + G – grupuj zaznaczone elementy.

• Ctrl + strzałki – przesuń zaznaczony element. Element przesuwa się małymi skokami, co umożliwia zachowanie dość sporej precyzji przy przesuwaniu go na slajdzie.
• F5 – rozpocznij pokaz slajdów.

• Shift + F5 – rozpocznij pokaz slajdów od bieżącego slajdu.

• Shift + F9 – wyświetl linie siatki (może się przydać przy organizacji elementów na slajdzie).

#10 Outlook: Przydatne skróty klawiszowe

Skróty klawiszowe w Outlooku, przynajmniej te najważniejsze, mają głównie charakter nawigacyjny. Ich opanowanie (co nie musi nastąpić i prawdopodobnie nie nastąpi od razu) pozwoli znacząco zwiększyć efektywność pracy z narzędziem. Polecam uczyć się ich powoli, stopniowo przerzucając się z nawigacji za pomocą myszy na nawigację za pomocą skrótów. Po tygodniu-dwóch będziemy śmigać po narzędziu nawet 2-3x szybciej; po miesiącu będziemy w to mistrzem.

Poniżej przedstawiam najbardziej przydatne – te, które opanować należy na początku, ponieważ robią największą różnicę i mogą zaoszczędzić nam najwięcej czasu:

• Ctrl + N – nowa wiadomość/kalendarz/zadanie (w zależnosci od widoku).
• Ctrl + M – nowa wiadomość (niezależnie od widoku).
• Ctrl + Shift + B – przełącz widok na książkę adresową.

• Ctrl + Shift + I – przełącz widok na Inbox.

• Ctrl + Shift + O – przełącz widok na skrzynkę nadawczą (Outbox).
• F3 – wyszukaj.

• Ctrl + 1 – widok Poczty.

• Ctrl + 2 – widok Kalendarza.

• Ctrl + 3 – widok Kontaktów.

• Ctrl + 4 – widok Zadań.

• Ctrl + 5 – widok Notatki.

• Strzałki – przechodzenie pomiędzy wiadomościami.