Trudne decyzje chodzą parami. Zakup notebooków pociąga za sobą konieczność wyboru programu obsługi posprzedażowej oraz rodzaju i zasad gwarancji. W poprzednim tekście – Notebooki dla firmy: Na co należy zwrócić uwagę przed, po i w trakcie zakupu? – doradzaliśmy przy pierwszej decyzji; dziś zajmiemy się tą drugą.
Obsługa posprzedażowa? Dla kogo i po co?
Zakup notebooków do firmy przeważnie wiąże się z większym wydatkiem. Chociaż notebooki do pracy biurowej można nabyć stosunkowo tanio (w granicach 3500 zł), to te przeznaczone do pracy specjalistycznej – np. tworzenia i obróbki grafiki 3D bądź projektowania wspomaganego komputerowo – są najczęściej znacznie droższe (od 6500 zł w górę). Koszty te rosną wprost proporcjonalnie do wielkości zamówienia. Przekroczenie granicy 10000 zł – a w przypadku większych firm: nawet i 50000 zł – nie jest tu zatem niczym niezwykłym.
Przy takich nakładach chcemy mieć pewność, że otrzymujemy to, za co zapłaciliśmy: że – najprościej rzecz ujmując – zamówiony przez nas sprzęt nie zawiedzie; że będzie działał długo i sprawnie, a w razie problemów – ktoś go naprawi.
To właśnie tę pewność ma nam zapewnić inwestycja w program obsługi posprzedażowej i gwarancja klasy biznes.
Obsługa posprzedażowa… czyli właściwie co?
Istnieje wiele programów obsługi posprzedażowej. Jej zakres zależy przy tym najczęściej od woli i możliwości danego sprzedawcy. Kompleksowy program obsługi posprzedażowej powinien obejmować:
- sprawdzenie sprzętu pod kątem kompletności zestawu, braku uszkodzeń mechanicznych i zgodności ze specyfikacją zawartą w zamówieniu;
- kontrolne uruchomienie sprzętu przed wysyłką zamówienia oraz sprawdzenie poprawności działania poszczególnych podzespołów;
- instalację dodatkowych (zakupionych wcześniej) rozszerzeń konfiguracji sprzętu. Ewentualnie: wymiana zainstalowanych podzespołów na inne;
- instalację wybranego systemu operacyjnego (a w pakietach premium – także jego aktualizację);
- pełne przygotowanie sprzętu do natychmiastowego użytku biurowego bądź specjalistycznego (w zależności od założeń kupującego). Tu w grę wchodzi również instalacja oprogramowania administracyjno-biurowego czy specjalistycznego oraz dowolnych zakupionych ponadto programów (graficznych, architektonicznych, do obsługi księgowej etc.);
- pełne bądź częściowe wdrożenie sprzętu w naszej firmie;
- wsparcie techniczne w późniejszym okresie;
- dodatkowo: możliwość szybszej realizacji zamówienia i zabezpieczenie sprzętu podczas transportu.
Do dobrego tonu należy też dodawanie do sprzętu różnego rodzaju akcesoriów mających pomóc w utrzymaniu go w czystości (np. specjalnych ściereczek czy środków do czyszczenia ekranu i obudowy). Przy dużych zamówieniach zdarzają się także dodatkowe prezenty w postaci innych akcesoriów (np. myszek) czy programów.
Dobrze zorganizowany plan obsługi posprzedażowej powinien pozwalać nam na wybór jednego z kilku pakietów. Dzięki temu możemy dostosować charakter usługi do naszych potrzeb – oraz budżetu.
Pakiet podstawowy
Pakiet podstawowy najczęściej obejmuje podstawowe sprawdzenie sprzętu oraz jego przyspieszoną dostawę. Daje nam pewność, że każdy z zakupionych przez nas notebooków dotrze do nas bez uszkodzeń. Jeżeli zamawiamy mniejszą ilość notebooków i mamy w firmie osobę, która będzie w stanie skonfigurować je po dostawie, to możemy spokojnie zdecydować się na tę opcję. Instalacja systemu operacyjnego czy oprogramowania – nie wspominając o ewentualnej wymianie poszczególnych podzespołów – może zająć trochę czasu. Jak długo jednak nie musimy konfigurować dwudziestu czy trzydziestu komputerów (i mamy kogoś, kto potrafi to zrobić) – pakiet podstawowy powinien wystarczyć.
Trzeba natomiast pamiętać, iż opcja ta stanowi podstawowe minimum. Z tego też powodu nie zalecamy raczej schodzenia „poniżej” – i całkowitej rezygnacji z obsługi posprzedażowej. Warto natomiast zastanowić się nad opcjami znajdującymi się „powyżej”, czyli pakietem rozszerzonym i premium/professional.
Pakiet rozszerzony
Pakiet rozszerzony stanowi propozycję skierowaną do osób, które:
- kupują większe ilości notebooków;
- nie posiadają w firmie osoby, której mogliby powierzyć konfiguracje na poziomie sprzętowym (tj. która mogłaby zainstalować w notebooku dodatkowe podzespoły lub wymienić istniejące);
- nabyły wcześniej licencję na użytkowanie preferowanego przez siebie systemu operacyjnego i oprogramowania administracyjno-biurowego – i chcą zainstalować je i skonfigurować samodzielnie;
- związane są z organizacją posiadającą szczegółowe wytyczne dot. standaryzacji sprzętowej (np. narzucone odgórnie specyfikacje notebooków).
Pakiet rozszerzony powinien obejmować możliwość wprowadzenia dowolnej zmiany w konfiguracji sprzętowej zamawianych notebooków. Powinien wiązać się też z zapewnieniem pełnej sprawności zamawianego przez nas sprzętu. Pakiety podstawowe nie obejmują najczęściej kontrolnego uruchomienia notebooków. W zakres pakietów rozszerzonych wchodzi zarówno kontrolne uruchomienie, jak i test poprawnego działania każdego z zainstalowanych podzespołów za pomocą specjalnych przeznaczonych do tego celu narzędzi i programów (co ma szczególne znaczenie tam, gdzie rzeczywiście planujemy modyfikację wyjściowej konfiguracji naszych laptopów bądź rozbudowę ich o dodatkowe elementy).
Pakiet premium
Pakiety premium przeznaczone są dla osób, które:
- zamawiają duże ilości notebooków;
- zamawiają notebooki do ściśle określonych celów specjalistycznych (np. projektowanie wspomagane komputerowo);
- chcą mieć możliwość korzystania z zamawianych notebooków natychmiast po dostawie;
- nie posiadają w firmie osoby, której mogliby powierzyć zadanie ich konfiguracji na poziomie programowym (lub same nie mają na to czasu);
- nie nabywali wcześniej licencji na użytkowanie preferowanego przez siebie systemu operacyjnego;
- związane są z organizacją posiadającą szczegółowe wytyczne dot. standaryzacji programowej (np. „Na każdym laptopie muszą być zainstalowane następujące programy…”);
W zakres tego pakietu wchodzi całokształt obsługi oferowanej w ramach planów podstawowego i rozszerzonego – oraz możliwość instalacji na zamawianych notebookach systemu operacyjnego oraz dodatkowego oprogramowania (wraz z konfiguracją). Jeżeli interesuje nas zakup dużej ilości notebooków, to o ile nie chcemy zanadto obciążać naszego firmowego działu IT, inna opcja w zasadzie nie wchodzi w grę. Dzięki obsłudze typu premium możemy przystąpić do pracy właściwie w chwilę po odbiorze sprzętu; dostajemy notebooki w pełni skonfigurowane, ze zaktualizowanym systemem operacyjnym oraz całością niezbędnego oprogramowania. W przypadku problemów możemy też liczyć na pomoc w ich rozwiązywaniu oraz profesjonalne wsparcie techniczne.
A co z gwarancją?
Obsługa posprzedażowa to jednak nie wszystko: powinniśmy zapewnić sobie również możliwość szybkiego i sprawnego serwisowania naszych notebooków w przypadku awarii. Jeżeli prowadzimy firmę, to gwarancja door-2-door prawdopodobnie się nie sprawdzi. W takiej sytuacji najlepiej jest zdecydować się na gwarancję biznesową i upewnić się, że obejmuje ona możliwość serwisowania uszkodzonych laptopów on-site, czyli bezpośrednio u nas, w firmie, na miejscu. Dzięki temu nie będziemy musieli tracić czasu na szukanie w Internecie autoryzowanych serwisów producenta czy wożenie do nich sprzętu; po zgłoszeniu awarii to serwis skontaktuje się z nami, a po wstępnym rozpoznaniu usterki – przyśle odpowiednio wyposażonego technika. Doprowadzenie laptopa do stanu ponownej używalności zajmie prawdopodobnie mu parę godzin – nie zaś, jak bywa w przypadku gwarancji door-2-door, parę tygodni.
Warto dokładnie przeanalizować warunki gwarancji i upewnić się, że serwis będzie miał miejsce najpóźniej do 24 godzin od momentu zgłoszenia (tzw. opcja NBD, czyli Next Business Day). To istotnie ograniczy czas oczekiwania na naprawę komputera i pozwoli nam uniknąć poważniejszych strat finansowych. Będziemy też mogli zachować pełną kontrolę nad przebiegiem procesu serwisowego.
OFERTA 
Podsumowanie
Notebooki z segmentu biznesowego sprzedawane są przeważnie w pakiecie z gwarancją obejmującą serwis on-site; podczas zakupu możemy dobrać też zakres interesującej nas obsługi posprzedażowej. Jest to jedną z wielu przewag, jakie mają nad przeznaczonymi do domowego użytku notebookami konsumenckimi (szerzej piszemy o tym w artykule Notebooki biznesowe vs. notebooki konsumenckie – porównanie). Warto skorzystać z tej możliwości; pozwoli nam ona zaoszczędzić czas – i pieniądze.
Zainteresowanym tematem obsługi posprzedażowej w praktyce polecamy natomiast zwrócić uwagę na program Notebook+ (dostępny w sklepie Notebooki.pl). Jest on modelowym przykładem programu obsługi posprzedażowej, często wybieranym i chwalonym przez klientów.
