Microsoft Teams Rooms określane jest mianem idealnego rozwiązania dla firm, za pomocą którego można stworzyć kompletny system spotkań i wideokonferencji. Co ciekawe, nie ogranicza się on tylko i wyłącznie do softu. Teams Rooms to kompletny ekosystem składający się z rozbudowanego oprogramowania oraz urządzeń, za pomocą których zbudować można gotowy system do przeprowadzania wirtualnych spotkań.

Microsoft postanowił opracować taki system z uwagi na kilka istotnych czynników. Z badań Uniwersytetu w Virginii wynika, że 80% swojego czasu pracownicy spędzają na współpracy z innymi. Ponadto według danych BusinessWire z czerwca 2015 roku do końca 2020 72% pracowników ma pracować zdalnie w pełnym lub niepełnym wymiarze godzin, co bezpośrednio wiąże się z kolejnym wynikiem badań, które w 2018 roku przeprowadził Microsoft – 56% konferencji odbywających się w firmie posiada co najmniej jednego uczestnika online.

Teams Rooms – co to jest?

O ile Microsoft Teams to rozwiązanie powszechnie znane i bardzo często stosowane w firmach oraz szkołach, o tyle Microsoft Teams Rooms to specjalna usługa bazująca na MS Teams, stworzona z myślą o przedsiębiorstwach, w których spotkania online są na porządku dziennym.

Cel był prosty – dostarczyć przejrzysty i łatwy w obsłudze system do prowadzenia konferencji, który oferuje szeroką funkcjonalność zarówno pod kątem udostępniania zasobów, zarządzania spotkaniami oraz podłączonymi urządzeniami.

Microsoft Teams Rooms bazuje na funkcjonalności Microsoft Teams, lecz znacznie lepiej sprawdza się w przypadku “rozbicia” pracowników na tych pracujących zdalnie oraz na tych obecnych w biurze, tudzież w sali konferencyjnej.

Przykładem niech będzie spotkanie zespołu deweloperskiego. Menedżer projektu, kierownik zespołu oraz jeden z programistów są obecni w sali konferencyjnej, wyposażonej w sprzęt kompatybilny z Microsoft Teams Rooms. Mogą za pośrednictwem Outlooka wysłać zaproszenie do spotkania trzem programistom pracującym zdalnie. Każdy pracownik w domu siedzi przed komputerem, lecz trójka obecna w sali konferencyjnej może swobodnie rozmawiać, wykorzystując zestaw z konsolą, mikrofonem, kamerą oraz dużym ekranem.

Nie brzmi to może jakoś cudownie, ale warto zaznaczyć jedną rzecz – to jest rozwiązanie typowo biznesowe. Chociaż oprogramowanie i sprzęt mogą kosztować sporo, to w przypadku wyposażenia sali konferencyjnej w taki kompletny zestaw, może ona zapewnić doskonałe warunki do prowadzenia wideokonferencji dla zespołów z rozmaitych działów firmy.

Teams Rooms – jakie funkcje oferuje?

Najważniejszą funkcją Microsoft Teams Rooms są oczywiście spotkania, organizowane z wykorzystaniem pokojów. Każdy pokój może zostać założony poprzez aplikację Teams lub Outlook dla konkretnego meetingu, z uwzględnieniem daty, godziny i listy uczestników.

Każdy zaproszony użytkownik może bez problemu dołączyć do spotkania. Można również błyskawicznie dodać inne osoby z naszej organizacji. W konferencji weźmiemy udział z wykorzystaniem zestawu wideokonferencyjnego, komputera, laptopa, tabletu, a także smartfonu.

Użytkownicy w trakcie rozmowy mają dostęp do szerokiej gamy funkcji związanych z udostępnianiem treści. Można bez problemu otworzyć dokumenty, prezentacje, pokazywać zdjęcia oraz wideo, udostępniać całe ekrany i tym podobne. Dostępne jest to również na urządzeniach mobilnych.

Microsoft mocno podkreśla tzw. Content Cameras, czyli kamery rejestrujące tworzoną treść. Głównie chodzi tutaj o rysowanie przez członków konferencji rzeczy na tablicy. Dość często osobie rysującej przytrafia się zasłonić sporą część powierzchni z notatkami, przez co nie są one widoczne dla innych, zwłaszcza dla rozmówców zdalnych. Kamera skierowana na tablicę i ustawiona jako Content Camera będzie rejestrować obraz, a specjalne oprogramowanie pozwoli zmienić osobę przy tablicy w przezroczystą, dzięki czemu inni będą mogli zobaczyć co znajduje się na tablicy. Ciekawe.

Teams Rooms jako kompletny ekosystem do spotkań online

Microsoft nastawia się na budowę kompletnego ekosystemu, w skład którego będą wchodzić również Teams Rooms. MS Teams wchodzi w skład pakietu Microsoft 365 i stanowi bardzo ważne ogniwo w procesie komunikacji między pracownikami firmy, jeśli ta bazuje na oprogramowaniu Microsoftu.

Microsoft Teams Rooms również mają być tym elementem potężnego ekosystemu. Widać to, gdy spojrzymy na integrację Teams Rooms z innymi aplikacjami Microsoftu, głównie Outlookiem. Na uwagę zasługuje także możliwość szybkiego dodawania dowolnych osób z organizacji, a nawet… automatyczne wynajdowanie urządzeń w pobliżu i wyświetlanie przez aplikację komunikatu o możliwości dołączenia do rozmowy.

Wejście w ekosystem Microsoft 365 przez każdego pracownika daje mnóstwo możliwości nie tylko użytkownikom, ale również administratorom. Mogą oni z łatwością zarządzać urządzeniami,       grupować je, tworzyć rozmaite raporty, łatwo aktualizować oprogramowanie i monitorować różne procesy.

Zastosowanie Teams Rooms i współpraca z zewnętrznymi rozwiązaniami

Microsoft Teams Rooms użyty może być w rozmaitych zastosowaniach i de facto może zintegrować systemy wideokonferencyjne oraz audio- i  telekonferencyjne.

W przypadku interaktywnych spotkań, w czasie których rozmówcy komunikują się z wykorzystaniem audio i wideo, a także udostępniają ekran oraz zasoby, Teams Rooms użyć można w oparciu o usługę Microsoft Teams oraz Skype for Business.

System MS Teams Rooms obsługuje również telekonferencje, a nawet rozmowy odbywane z wykorzystaniem systemów PTSN.

W przypadku jednych i drugich przydadzą się zewnętrzne rozwiązania, takie jak chociażby RealConnect. Dostarczany przez Poly, oparty o chmurę Azure, umożliwia korzystanie z funkcjonalności Microsoft Teams na sprzęcie, który nie jest natywnym rozwiązaniem, dedykowanym do Teams Rooms. W skład nich wchodzą niektóre urządzenia Cisco.

Na uwagę zasługuje także Pexip Infinity Fusion, które przyrównać można do zewnętrznej “bramy”, za pomocą której w wideokonferencjach brać mogą użytkownicy, którzy chcą mieć pełną kontrolę nad środowiskiem konferencyjnym lub korzystają z innych urządzeń.

Microsoft Teams Rooms – cena

Microsoft przygotował dwa plany taryfowe dla urządzeń do Teams Rooms – dedykowane urządzeniom wideokonferencyjnym oraz dla wspólnych telefonów.

W przypadku pakietu Meeting Room dla urządzeń do sal konferencyjnych licencja kosztuje 15 dolarów miesięcznie i zapewnia dostęp do usług Skype for Business oraz Microsoft Teams, a także dostępnego w Polsce systemu audiokonferencyjnego z użyciem numeru telefonu. Licencja oferuje również dostęp do usługi Microsoft Intune.

W przypadku pakietu Common Area Phone, przeznaczonego dla telefonów konferencyjnych, otrzymujemy również dostęp do Skype for Business, Microsoft Teams i systemu telefonicznego, z wyłączeniem funkcji audiokonferencji oraz usług Microsoft Intune.