Nowoczesne sale konferencyjne coraz mniej przypominają pomieszczenia hotelowe z podwieszanym pod sufitem ekranem i rzutnikiem, a coraz bardziej – wnętrze statku kosmicznego lub plan filmu science-fiction. Najnowocześniejsze z nich oferują pełne wsparcie teleobecności. Uczestnicy konferencji prowadzonej w takiej sali nie mogą mieć wątpliwości: technologia XXI wieku jeszcze nieraz nas zaskoczy.

Wyposażenie takiej sali konferencyjnej nie należy jednak do najprostszych. Nie jest też tanie. Jak się do tego zabrać? I o czym nie wolno zapomnieć?

Aranżacja pomieszczenia

Jednym z najczęściej popełnianych błędów jest próba zaaranżowania sali konferencyjnej bez wcześniejszego planu. Plan taki najlepiej jest potraktować całościowo: nie chodzi o dodawanie kolejnych elementów do innych elementów; pomieszczenie musi działać jako całość. Tylko wtedy naprawdę spełni swoje zadanie – nie robiąc przy tym złego wrażenia.

Planowanie najlepiej zacząć bardzo wcześnie, najlepiej na etapie projektowania sieci elektrycznej. Osoby decydujące się na przeprojektowanie pomieszczenia przeznaczonego wcześniej do innych celów będą miały zdecydowanie trudniej; prawdopodobnie poniosą też większe koszty. Projekt infrastruktury elektrycznej w sali konferencyjnej powinien brać pod uwagę specyfikę zaplanowanych przez nas rozwiązań. Jeżeli chcemy umożliwić uczestnikom konferencji podłączenie sprzętu komputerowego do gniazd przypodłogowych (albo, jeszcze lepiej, wewnątrzstołowych), to powinniśmy zawczasu zadbać o doprowadzenie w to miejsce odpowiednich przewodów. Podobnie z rzutnikiem, ekranem i ewentualną tablicą interaktywną. Jest to szczególnie ważne dla osób, które decydują się poprowadzić okablowanie nad podwieszanym sufitem; w takiej sytuacji powinniśmy zapewnić sobie łatwy dostęp do sieci (np. na wypadek awarii).

Oczywiście zaprojektowanie tego wszystkiego samemu raczej nie wchodzi w grę. Warto jednak o tym pamiętać, ponieważ często nawet studia zajmujące się aranżacją wnętrz profesjonalnie nie zdają sobie sprawy z poziomu skomplikowania takiego projektu (nie są – ostatecznie – specjalistami od sprzętu konferencyjnego). Choć większość architektów wnętrz poradzi sobie bez trudu z podwieszeniem rzutnika przeznaczonego do użytku domowego, to osób, które wiedzą, z czym wiąże się instalacja panelu konferencyjnego – i po jakie rozwiązania infrastrukturalne trzeba przy tym sięgnąć – jest już znacznie mniej.

Plan sieci elektrycznej należy więc skonsultować ze specjalistą zajmującym się tego rodzaju aranżacjami profesjonalnie. Trzeba też liczyć się z faktem, że poprawna adaptacja pomieszczenia o innym przeznaczeniu na salę konferencyjną może wiązać się z koniecznością wprowadzania bardzo inwazyjnych przeróbek (demontaż podłóg, modyfikacja sieci, często także konieczność skucia ścian i części sufitu – np. celem instalacji systemu nagłaśniającego). Lepiej jest jednak zdecydować się na większą inwestycję niż wstydzić się później amatorskiej aranżacji – lub takiej, która nie spełni oczekiwań użytkowników. Radę tę powinny wziąć sobie do serca szczególnie właściciele hoteli. Plączące się pod nogami okablowanie i rozstawione pod ścianą głośniki odeszły do przeszłości. Współcześni klienci oczekują czegoś więcej.

Monitory dotykowe: rozwiązania przyszłości dostępne od zaraz

Alternatywą dla standardowego ekranu i projektora konferencyjnego są monitory dotykowe, uznawane obecnie za rozwiązanie przyszłości, i to, co ważne, z wielu powodów. Nie najmniej istotnym z nich jest cena – bo monitory dotykowe są generalnie dużo tańsze niż zestawy projekcyjne. Monitory 40-calowe to koszt około 3000-4000 zł; większe, od 50 do 80 cali, to wydatek rzędu 10 000 zł i więcej. Tymczasem ekran i projektor umożliwiający uzyskanie podobnej jakości obrazu to – łącznie z montażem – wydatek około 15-20 000zł; projektory 4K klasy enterprise nie są przy tym jeszcze dostępne – musielibyśmy zdecydować się na projektor do zastosowania domowego, np. BenQ W1700. Dużo łatwiejszy jest też montaż monitorów: w najgorszym przypadku montujemy je podobnie jak telewizor naścienny. W najlepszym – i rekomendowanym – jak wewnątrzścienne głośniki.

Zalety monitorów konferencyjnych to przede wszystkim lepsza jakość obrazu – obecna generacja pozwala użytkownikom cieszyć się rozdzielczością 4K (a więc około 2,5x lepszą niż dostępne w najlepszych projektorach Full HD). Zyskujemy też na komforcie pracy: o ile jaśniejsze projektory są co do zasady dość głośne, o tyle monitory działają prawie bezgłośnie (podobnie jak telewizor). Są też dużo trwalsze: szacowany czas ich eksploatacji wynosi od dziesięciu do nawet parunastu lat. Tymczasem czas eksploatacji wysokiej klasy projektora to cztery do sześciu lat. Monitory pozwalają też na pełną integrację ze standardowymi systemami konferencyjnymi (np. wizualizerami).

Jeszcze bardziej wymagający użytkownicy mogą zainteresować się rozwiązaniami wielomonitorowymi. Z rozwiązań tego rodzaju korzysta się powszechnie m.in. na dużych multimedialnych wystawach; często spotyka się je także w budynkach zachodnich dworców i… giełd (nawet na polskiej GPW). Instalacja systemu wielomonitorowego jest jednak bardzo skomplikowana i wymaga specjalnego dostosowania pomieszczenia już na etapie projektu. Nie trzeba dodawać, że wiąże się też z ogromnymi kosztami.

Projektor i ekran projekcyjny

Najważniejszymi elementami każdej bardziej tradycyjnej sali konferencyjnej są niewątpliwie projektor (czyli popularny „rzutnik”) oraz ekran projekcyjny. Wybór nie należy do najprostszych; zarówno projektory, jak i ekrany są bardzo odmienne. Trudno tu o jednoznaczne, uniwersalne porady. Dla uproszczenia przyjmijmy, że nasza sala konferencyjna ma charakter stricte biznesowy.

Wybór ekranu projekcyjnego

Zacznijmy od ekranów projekcyjnych. Ekran o zastosowaniu biznesowym powinien charakteryzować się wysokim współczynnikiem odbicia światła (tzw. „współczynnik gain” – albo po prostu „gain”). Im wyższy gain, tym jaśniejsze będzie światło odbite przez ekran – i tym jaśniejszy okaże się obraz. Ekrany o współczynniku odbicia wyższym niż 1,5 pozwalają na uzyskanie jasnego, klarownego obrazu nawet w pomieszczeniu o ciemnych ścianach i meblach – i to nawet przy niższej jasności światła emitowanego przez projektor, który stanowi drugi element tej układanki (i z tego powodu często sprzedawany lub rekomendowany jest w komplecie z konkretnym ekranem). Trzecim elementem jest natomiast ogólnie pojęta jasność pomieszczenia – intensywność i barwa światła, kolor ścian, a nawet mebli, szczelność rolet etc. Im ciemniejsze pomieszczenie, tym wyższy powinien być współczynnik odbicia ekranu; nie oznacza to jednak, paradoksalnie, że w jaśniejszych lepiej sprawdzą się ekrany o niższym gainie. Tu bowiem dochodzą kwestie związane z kolorem ekranu. Im jaśniejsze pomieszczenie, tym lepiej sprawdzą się głębsze odcienie szarości ekranu; analogicznie – im ciemniejsze pomieszczenie, tym bardziej kolor ten powinien zbliżać się do bieli.

Mówiąc prościej: do jasnych pomieszczeń potrzebujemy ekranu o głębszej szarości i niższym współczynniku odbicia gain; do ciemnych – o bardziej szlachetnej bieli i wyższym gainie. Wartość współczynnika gain powinna zamknąć się w przedziale 1-1,5, maksymalnie 1,6; skrajności warto unikać też przy wyborze koloru. Wyjątkiem są sytuacje, w których ekran z jakiegoś powodu musi kompensować nam niską jakość projektora (np. przy ograniczeniach konstrukcyjnych uniemożliwiających z jakiegoś powodu instalację jaśniejszego modelu). W takiej sytuacji możemy zdecydować się na ekran o wyższym gainie; stracimy jednak na poprawności odwzorowania kolorów. Przekłamany będzie też kontrast (im wyższy gain, tym wyższy percypowany kontrast).

 

Wybór projektora

Nie mniej problemów wiąże się z wyborem projektora. Tu również warto unikać skrajności. Projektor o zastosowaniu konferencyjnym powinien jednak charakteryzować się stosunkowo wysoką jasnością (4000 ANSI i więcej) oraz przyzwoitą rozdzielczością. Jeżeli możemy pozwolić sobie na większy wydatek, to warto postawić na projektor Full HD; owszem, jest to rozwiązanie droższe, niemniej warte swojej ceny, również dlatego, że projektory nie należą do najczęściej wymienianych urządzeń. Osoby o mniej zasobnych portfelach mogą postawić na standard XGA (1024 x 768 pikseli) albo VXGA (1280 x 800). Obraz będzie mniej wyraźny, a piksele bardziej widoczne (szczególnie przy rzucie na większy ekran), sam element projekcyjny powinien jednak spełnić swoje zadanie, nie robiąc przy tym złego wrażenia.

Parametry obiektywu (takie jak przekątna i ogniskowa) powinniśmy dostosować do aranżacji pomieszczenia – a konkretnie do odległości projektora od ekranu. Jeżeli zależy nam na rozwiązaniu wysokiej klasy, to warto zainwestować w projektor z obiektywem opartym na technologii UST (ang. ultra-short throw; w wolnym przekładzie – ultrakrótka ogniskowa); pozwoli nam to na zawieszenie go w bezpośredniej bliskości ekranu (mniej niż pół metra odległości). Na zachodzie Europy i w Stanach Zjednoczonych projektory takie należą już do standardu wyposażenia sal konferencyjnych; w Polsce wciąż spotyka się je dość rzadko. W przypadku odległości większych niż 10 metrów konieczna może okazać się konsultacja parametrów ze specjalistą.

Bardzo istotne są również funkcje dodatkowe. Projektor może umożliwiać połączenie z komputerem za pośrednictwem sieci Wi-Fi; umożliwi to bezprzewodową komunikację z projektorem (i znacząco zredukuje komplikacje związane z aranżowaniem połączenia przewodowego). Projektor powinien być też wyposażony w pełen zestaw niezbędnych złączy (HDMI, VGA, BNC, DVI, wyjście kompozytowe, a nawet, jeśli to możliwe, DisplayPort).

Ostatnią kwestią są aspekty estetyczne i te związane z kulturą pracy. Pamiętajmy: projektor może pracować głośniej lub ciszej. Zasadniczo: im wyższa jasność, tym wyższa głośność. Już nawet stosunkowo proste projektory przeznaczone do użytku domowego (o jasności około 3200-3400 ANSI) potrafią generować irytujący na dłuższą metę szum. Projektor o wyższej jasności nie musi być jednak dużo głośniejszy – wiele zależy od jakości jego wykonania. Przed dokonaniem wyboru powinniśmy więc upewnić się, że hałas będzie akceptowalny; najlepiej wziąć przy tym pod uwagę, że niektórzy z uczestników konferencji mogą być bardziej od nas wrażliwi na szum.

W przypadku, gdy sala konferencyjna jest dobrze odizolowana od światła dziennego warto rozważyć projektor wyposażony w lampę LED – cechuje je mniejsza jasność (w niektórych modelach maksimum to 800 ANSI, choć są i wersje z 3600 ANSI), ale rekompensują to dyskretniejszą pracą chłodzenia oraz zdecydowanie dłuższą żywotnością lampy. W typowym projektorze DLP lampę musimy wymienić po ok. 5000 – 6000 godzinach pracy, natomiast w urządzeniu opartym o technologię LED okres ten to 20000 – 30000 godzin, a więc zdecydowanie więcej.

Element wspomagający: tablice interaktywne

W części sal konferencyjnych możemy też spotkać zestaw składający się z ekranu, projektora i tablicy interaktywnej. Tablice interaktywne znacząco podnoszą funkcjonalność tradycyjnego zestawu konferencyjnego: dzięki nim możemy z łatwością nanosić notatki na obraz rzucony na ekran. Starsze tablice obsługujemy za pomocą specjalnego piórka; te nowsze – dowolnego przedmiotu, a nawet dłoni. Koszt takiego zestawu to około 10 000 zł. Trzeba jednak wziąć pod uwagę dodatkowe koszty montażu ekranu i projektora (instalacja tablicy interaktywnej w żaden sposób ich nie zmienia).

Stół konferencyjny, panele konferencyjne, wizualizery

Projektując salę musimy wziąć pod uwagę, że część, o ile nie wszyscy uczestnicy konferencji mogą chcieć podłączyć własny sprzęt komputerowy. Jeszcze do niedawna korzystano w takich sytuacjach z przyłącz podłogowych; obecnie wypierane są one przez przyłącza stołowe (zwane również wewnątrzstołowymi). Umożliwiają one wygodne podpięcie laptopa do prądu. Nierzadko stanowią przy tym po prostu część zintegrowanego ze stołem panelu konferencyjnego (do którego możemy podłączyć też np. wchodzące w skład systemu nagłaśniającego mikrofony).

Do powszechnego użytku wchodzą też powoli wizualizery. Są to dość proste urządzenia umożliwiające rzucenie widoku znajdującego się pod nimi obiektu na ekran projekcyjny. Swoim działaniem przypominają trochę trójwymiarowy skaner; największym benefitem z ich posiadania jest ograniczenie konieczności przekazywania materiałów „z rąk do rąk” w czasie trwania konferencji. Najlepszym rozwiązaniem będą wizualizery stacjonarne; ich rozdzielczość powinna być zgodna z rozdzielczością projektora (tj. do projektora pracującego w standardzie XGA najlepiej dobrać wizualizery wyposażone w kamery o rozdzielczości 1024 x 768; analogicznie – w przypadku projektora VXGA stawiamy na wizualizery o rozdzielczości 1280 x 800). Przydatna będzie też funkcja zoomu optycznego – pozwala on na uzyskanie lepszej jakości obrazu niż standardowy zoom cyfrowy. Niezbędna będzie też automatyczna regulacja ostrości i możliwość obracania obrazu, a także możliwość przesyłania zapisanych obrazów na dysk twardy laptopa (Wi-Fi/Bluetooth). Pozostałe funkcjonalności zależą już od naszych preferencji; właściciele high-endowych sal konferencyjnych mogą dokupić też do nich podświetlaną podstawkę pod „skanowane” dokumenty (tzw. lightbox). Nie jest to jednak bardzo istotne.

Nagłośnienie sali konferencyjnej

Poprawne nagłośnienie sali konferencyjnej zawsze stanowi duże wyzwanie. Najlepiej sprawdzają się dedykowane rozwiązania stworzone z myślą o salach konferencyjnych; do najpopularniejszych z nich nadal należą Bosch DCN, Bosch CCS 900 Ultro lub CCS 1000D. Systemy te skutecznie eliminują hałasy i zakłócenia powstałe podczas mówienia do mikrofonów (mikrofony stanowią jeden z elementów systemu); zapobiegają też powstawaniu stanowiących zmorę takich miejsc sprzężeń akustycznych. Ich instalacja nie jest trudna; możliwa jest też bezprzewodowa integracja systemu z innymi elementami wyposażenia.

Głośniki można zainstalować pod sufitem lub przy ścianach. Oba te rozwiązania sprawdzają się dobrze – to pierwsze nieco lepiej. W przypadku dużych sal konferencyjnych najlepiej jest zdecydować się na ich połączenie. W przypadku mniejszych – głośniki podwieszone pod sufitem są rozwiązaniem dyskretnym i eleganckim.

Centralny system sterowania

Poszczególne elementy sali konferencyjnej warto połączyć w jedną całość – najlepiej za pomocą centralnego systemu sterowania. Znacząco ograniczy to liczbę wykorzystywanych przez moderatora konferencji urządzeń sterujących („pilotów”) i pozwoli na obsługę ich z poziomu jednego laptopa (a nawet tabletu). Co ważne, tego rodzaju zintegrowane systemy umożliwiają kontrolę nie tylko nad urządzeniami multimedialnymi, takimi jak projektor czy system nagłośnienia; pozwalają też na opuszczanie i podnoszenie żaluzji oraz regulowanie działania klimatyzacji. Co – poza wszystkim – robi naprawdę dobre wrażenie.

Podsumowanie

Jak widać, w pełni poprawna aranżacja sali konferencyjnej wymaga planowania – często z dużym wyprzedzeniem. Możliwości jest jednak coraz więcej, a jedną z największych zalet tych najnowszych jest relatywna łatwość samodzielnej instalacji.

Na ile rozwiązania te mają szansę wyprzeć powszechnie przyjęty standard – trudno powiedzieć. Osobną kwestią jest opłacalność tych inwestycji: na zestaw konferencyjny wspierający teleobecność wciąż mogą pozwolić sobie jedynie najbogatsi. Rynek projektorów też nie stoi zresztą w miejscu; jakiś czas temu pojawiły się projektory umożliwiające wyświetlanie obrazu w rozdzielczości 4K (np. wspomniany wcześniej BenQ W1700). Póki co nie jest to jeszcze sprzęt konferencyjny – rekomendowane zastosowanie to kino domowe – niemniej i tutaj jesteśmy już blisko.