Jak dobrać sprzęt, który pozwoli nam na realizację naszych celów i założeń programowych, spełniając zarazem podstawowe kryterium gospodarności, kwestii niezwykle istotnej dla fundacji, stowarzyszeń i organizacji pozarządowych. Pracownicy tego typu instytucji mają przed sobą niełatwe zadanie. W niniejszym poradniku pomagamy dokonać tego wyboru.

Trudna sztuka kompromisu

Jak rozumieć wspomnianą we wstępie zasadę gospodarności w kontekście zakupu sprzętu komputerowego i związanych z nim akcesoriów? Jedna z najpopularniejszych interpretacji przedstawia się następująco: Jeżeli laptop A i laptop B nie różnią się – przez wzgląd na nasze cele – niczym oprócz ceny, to powinniśmy zdecydować się na zakup tego tańszego. Jeśli więc zamierzamy korzystać z laptopa głównie do odtwarzania multimediów, obsługi podstawowego pakietu biurowego, tworzenia i wyświetlania prezentacji czy przechowywania danych, to nie potrzebujemy sprzętu umożliwiającego np. tworzenie grafiki 3D. Powinniśmy zdecydować się na zakup tańszego modelu o podstawowej konfiguracji, a zaoszczędzone w ten sposób środki przeznaczyć na inne cele (np. outsourcing prac graficznych czy projektowych).

Ale zasada gospodarności to nie wszystko; pole naszego wyboru ograniczają dodatkowo jeszcze inne regulacje. Duża część z nich określana jest przez finansujące nas podmioty (o ile takowe występują); inne określamy w dużej mierze sami. Jeszcze inne powstają na styku powyższych (np. w szczegółach umów grantowych). Jak by nie było, musimy liczyć się z koniecznością ograniczania wydatków – i faktem, że w wielu sytuacjach będziemy z nich rozliczani. A nawet tam, gdzie tak nie jest, a my możemy dysponować naszymi środkami bez większych ograniczeń, lepiej będzie zdecydować się na nieco tańszą z dwóch alternatyw. Luksusowe notebooki, tak dobrze widziane w świecie biznesu, robią bardzo złe wrażenie w – i osłabiają publiczne zaufanie do – organizacji pozarządowej.

Funkcjonalność przede wszystkim

Ograniczenia te nie są jednak – jeśli spojrzeć na nie w odpowiedni sposób – aż takim problemem. W niektórych sytuacjach mogą okazać się wręcz pomocą – zestawione z mapą naszych potrzeb pozwalają na szybkie i łatwe dokonanie wyboru.

Na co powinniśmy więc stawiać? Odpowiedź jest prosta: przede wszystkim – na funkcjonalność. Ponieważ nie będziemy wykorzystywać naszego laptopa do celów specjalistycznych, nie musimy inwestować w sprzęt z supernowoczesnym procesorem, high-endową kartą graficzną czy ogromną ilością pamięci operacyjnej. Optymalna konfiguracja sprzętowa to procesor Intel Core i3 klasy U (np. Intel Core i3 7100U), dowolna zintegrowana karta graficzna i 4 bądź 8 GB pamięci operacyjnej. Do tego możliwie szybki i pojemny dysk twardy – tu sprawa jest bardziej skomplikowana (więcej poniżej) – i minimalna ilość portów (do komputera podłączać będziemy najprawdopodobniej tylko mysz i rzutnik lub monitor). Warto natomiast zadbać o bezpieczeństwo: szczególnie mile widziana będzie obecność czytnika linii papilarnych i możliwość zamontowania zabezpieczającej przed kradzieżą linki mocującej. Na szczęście rozwiązania te stanowią obecnie standard – producenci tacy jak Dell, Lenovo czy HP stosują je w znakomitej większości swoich notebooków biznesowych (nawet tych stosunkowo tanich, do 3000, 3500zł). Znalezienie właściwego sprzętu nie powinno być więc problemem.

Ekran – rozmiar i rozdzielczość

Co do ekranu, warto upewnić się, że mamy do czynienia z matową matrycą obsługującą rozdzielczość Full HD (1920 na 1080 pikseli); dzięki temu ekran nie będzie męczył wzroku przy konieczności dłuższej pracy, a wyświetlane na nim materiały (zarówno tekst, jak i multimedia) zyskają na wyrazistości i przejrzystości. Nie będziemy też narażeni na efekt lustra, co zapewni nam możliwość pracy na zewnątrz i w intensywnie oświetlonych pomieszczeniach. Jeżeli chodzi o rozmiar, to naszą decyzję powinniśmy uzależnić od odpowiedzi na pytanie: „Czy z notebooka będziemy korzystali głównie w biurze? A może będziemy często z nim podróżować – i pracować, podróżując?” Jeśli to pierwsze, to ekran piętnastocalowy sprawdzi się lepiej; jeżeli zaś drugie – możemy wziąć pod uwagę również ekrany trzynasto- i czternastocalowe.

Dysk – czyli szybkość vs. pojemność

Wybór dysku powinniśmy uzależnić od dwóch kwestii: szybkości i pojemności. Przed podjęciem decyzji dobrze jest zadać sobie kilka pytań:

  • Jak duże ilości informacji będziemy zapisywać na dysku?
  • Czy będziemy zmuszeni do archiwizacji dużej ilości materiałów? Czy wśród materiałów, które będziemy archiwizować, znajdować się będą również duże pliki multimedialne?
  • Czy często będziemy przenosić pliki z komputera na komputer? A może da się tego uniknąć?

W zależności od odpowiedzi powinniśmy zdecydować się na jedno z dwóch rozwiązań:

  • dysk HDD o dużej pojemności (najlepiej powyżej 1 TB);
  • szybki dysk SSD o mniejszej pojemności (250 GB).

Najważniejsza różnica pomiędzy dyskami SSD i HDD polega właśnie na szybkości: te pierwsze są szybsze, co znacząco zwiększa efektywność pracy tam, gdzie musimy często kopiować pliki z dysku na dysk albo pendrive. Stosunek ich ceny do pojemności jest wprawdzie mniej przyjazny naszemu portfelowi niż w przypadku HDD; cena 1 TB dysku SSD jest znacznie wyższa niż 1 TB HDD. Jest to jednak wydatek, który zwraca się w komforcie i dużo krótszym czasie oczekiwania na start systemu i poszczególnych aplikacji, otwarcie dużych plików czy w końcu zapisanie (lub skopiowanie) danych. Dyski SSD są też bardziej odporne na uszkodzenia i wstrząsy.

Ostateczna decyzja zależała będzie od specyfiki naszej działalności; jeśli jednak nie jesteśmy pod dużą presją finansową, to lepiej jest postawić na dysk SSD. W ostateczności można zawsze dokupić do laptopa dysk zewnętrzny, na którym przechowywali będziemy zarchiwizowane dane (cena dysku zewnętrznego spokojnie zamknie się w 250zł).

 

Czas pracy na baterii

Podobnie jak w przypadku notebooków przeznaczonych do typowych zastosowań biurowych, tak i tutaj czas pracy na baterii nie jest szczególnie istotny – ostatecznie bowiem przez większą część czasu pracować będziemy na zasilaniu zewnętrznym. Na aspekt ten powinny jednak zwrócić uwagę osoby, które zamierzają często pracować w terenie, podróży – lub, generalnie rzecz biorąc, w sytuacjach, w których trudno o dostęp do źródła zasilania. Warto przy tym pamiętać, że czas pracy na baterii nie jest po prostu kwestią samej baterii; stanowi on raczej wypadkową wielu czynników, w tym również zastosowanych w notebooku rozwiązań konstrukcyjnych. Najlepiej więc będzie jeszcze przed zakupem zastanowić się, ilu pracowników naszej organizacji będzie pracować poza biurem – i tylko w przypadku laptopów dla nich zwrócić dodatkową uwagę na tę kwestię. Optymalny czas pracy na baterii wynosi 8 lub więcej godzin (czyli jeden dzień roboczy) aktywnej pracy z komputerem (pakiet Office, obsługa poczty, przeglądanie sieci).

A co z obudową?

O wizerunkowym znaczeniu notebooka pisaliśmy wcześniej w tekście Laptop jako element wizerunku: o reprezentacyjnej funkcji notebooków. Warto wrócić do tego tematu, ponieważ wizerunek jest często w przypadku fundacji, stowarzyszeń czy organizacji pozarządowych kwestią kluczową. Sprzęt, na którym pracujemy, z którego wyświetlamy prezentacje i z którym udajemy się na spotkania może wpłynąć na sposób, w jaki postrzegają nas partnerzy. Powinniśmy więc zadbać, żeby był on zgodny z wizerunkiem reprezentowanej przez nas instytucji – lub żeby przynajmniej wprost mu nie przeczył. Notebooki wykorzystywane przez tego typu organizacje powinny być więc możliwie neutralne; klasyczny kształt, czerń lub szarość, do tego najlepiej prosty pokrowiec lub nienachalna torba – nic, co mogłoby zwrócić uwagę na sam sprzęt (lub jego cenę). Odpadają marki luksusowe lub jednoznacznie kojarzące się z określonym stylem życia (np. Apple); źle widziane będą również tanie notebooki konsumenckie czy gamingowe. Znacznie lepiej zdecydować się na minimalistyczne modele biznesowe któregoś z wiodących producentów (Lenovo, Dell, HP, Asus). W przypadku organizacji zajmującej się pracą z dziećmi czy młodzieżą możemy ewentualnie zagrać kolorem – zdecydowanie nie powinniśmy jednak przesadzać.

Sam laptop to nie wszystko

Przy zakupie notebooka do organizacji pozarządowej warto zainteresować się też oferowanymi przez sprzedawcę opcjami obsługi posprzedażowej i opieki gwarancyjnej. Uwagę na te kwestie powinny zwrócić w szczególności te osoby, które mogą pozwolić sobie na jednorazowy dodatkowy wydatek, a chcieliby uniknąć kosztów w przyszłości. Zainteresują one również osoby, które nie chcą lub nie mogą poświęcić czasu na samodzielną konfigurację laptopa czy instalowanie i uaktualnianie niezbędnego oprogramowania – w ramach obsługi posprzedażowej personel sprzedawcy robi to za nas, a my dostajemy do drzwi w pełni skonfigurowany i gotowy do pracy laptop.

Więcej na temat programów opieki posprzedażowej – oraz o tym, na co warto zwrócić uwagę, decydując się na nie – pisaliśmy w artykule Program obsługi posprzedażowej – co powinien obejmować? Warto zapoznać się z nim przed kontaktem ze sprzedawcą – a podczas kontaktu zapytać, czy (i w jakiej cenie) podobne usługi są przez niego oferowane.

Warto wiedzieć…

Zestawienie najlepszych notebooków do 3500zł – które idealnie nadadzą się również do pracy w fundacjach, stowarzyszeniach i organizacjach pozarządowych – przedstawiliśmy w tekście 11 najlepszych notebooków do 3500 zł.

Ogólniej o kwestiach, które należy wziąć pod uwagę, kupując laptopa do pracy biurowej – niekoniecznie specjalistycznej – pisaliśmy w poradniku Notebooki dla firm. Na co należy zwrócić uwagę przed, po i w trakcie zakupu?

Dla osób, które chcą wiedzieć więcej o podstawowych różnicach dzielących sprzęt biznesowy i konsumencki powstał natomiast poradnik Notebooki biznesowe vs. notebooki konsumenckie – porównanie.

W cyklu Notebook dla profesjonalisty ukazały się również teksty: