Chyba każdemu przedsiębiorcy działającemu w sektorze MŚP zdarza się czasem rozważać nagięcie lub niewielkie przekroczenie zakładanego budżetu. Nic w tym dziwnego. Budżet planuje się przecież w oparciu o założenia – a te, jak wiadomo, nie zawsze okazują się zgodne z rzeczywistością. Nie inaczej jest w przypadku budżetu na firmowe notebooki i powiązane z nim akcesoria. W jakich sytuacjach warto rozważyć doinwestowanie w sprzęt IT w naszej firmie – nawet kosztem wyjścia poza określone wstępnie ramy?

Sprzęt IT – wątpliwa lokata kapitału?

Budżet – mówi się – rzecz święta. W praktyce jednak przedsiębiorcy naginają go dosyć nagminnie. W wielu wypadkach kończy się to niestety tragicznie. Błędne zarządzanie firmowymi finansami to proszenie się o kłopoty. Historia polskiej przedsiębiorczości zna aż za wiele przypadków firm, które przeinwestowały w oparciu o nazbyt optymistyczne założenia i – w konsekwencji – wpadły w finansowe tarapaty.

W przypadku sprzętu komputerowego ryzyko przeinwestowania jest szczególnie poważne. Dzieje się tak zasadniczo z dwóch powodów:

• po pierwsze: mówi się, że już w samym momencie zakupu sprzęt komputerowy traci na wartości o około 50%. Choć nie do końca jest to prawdą – naturalnie wszystko zależy tu od sprzętu – to jednak trudno odmówić temu stwierdzeniu słuszności. Owszem, zdarzają się przypadki, w których udaje się odsprzedać „zabytkowy” komputer za 1000% ceny wyjściowej. Jest tak np. w przypadku pierwszych komputerów marki Apple – na rynku kolekcjonerskim stanowią one prawdziwy okaz. Zasadniczo jednak elektronikę tego rodzaju należy uznać za bardzo wątpliwą lokatę kapitału.

• po drugie: sprzęt komputerowy jest po prostu drogi. W przypadku sprzętu mobilnego, a zwłaszcza notebooków klasy biznes, koszta te rosną wprost proporcjonalnie do jakości wykonania i wydajności sprzętu. Nawet przy stosunkowo niewielkich zamówieniach pozornie nieistotne różnice w cenie mogą przełożyć się na znaczący wzrost całości kosztów.

Do tego dochodzą wydatki związane z utrzymaniem sprzętu w pełnej sprawności (każde urządzenie elektroniczne prędzej czy później zacznie zawodzić) oraz koszta dodatkowe (jak choćby banalne zużycie energii czy akcesoria). Jak by nie patrzeć, zakup komputerów i notebooków do firmy tak czy inaczej wiąże się z dużym wydatkiem. Czy powinniśmy więc go powiększać – i to na przekór wcześniejszym założeniom?

Inwestycja w sprawność i czas eksploatacji.

Przede wszystkim – każde wyjście poza budżet powinno mieć charakter inwestycji. A w przypadku sprzętu komputerowego trudno o inwestycję lepszą niż ta w jego sprawność oraz zwiększenie czasu eksploatacji.

Czas bezawaryjnej (bądź prawie bezawaryjnej) eksploatacji tańszych notebooków biznesowych (do 3500 zł) wynosi około dwóch lat, droższych – nawet do czterech. Jednocześnie dwa lata to okres obowiązywania większości umów gwarancyjnych. Jeśli nawet przedłużenie umowy jest możliwe, to najczęściej wiąże się z dodatkowymi kosztami. Koszta te są przy tym znacznie wyższe niż np. gdybyśmy wykupili trzyletnią gwarancję od razu na wejściu.

Jeżeli więc mamy taką możliwość i nie mamy w planie wymiany sprzętu po dwóch latach pracy, to dopłacenie do gwarancji może okazać się dobrą inwestycją, nawet kosztem wyjścia poza budżet.

Znaczenie ma również zawartość gwarancji. Jeżeli za dodatkową dopłatą możemy zamienić serwis D2D (door to door) na serwis on-site z opcją NBD (next business day) – nie ma się co zastanawiać. W przypadku tego pierwszego ponosimy pełną odpowiedzialność za dostarczenie sprzętu do serwisu. To jednak nie koniec problemów – nasz sprzęt prawdopodobnie spędzi tam przynajmniej dwa, trzy tygodnie. Tymczasem w przypadku serwisu on-site naprawy przebiegają w naszej firmie: odpowiednio wyposażony technik umawia się z nami na wizytę i naprawia sprzęt w miejscu powstania awarii. W opcji NBD zjawi się u nas najpóźniej w 24h od chwili przyjęcia zgłoszenia. W razie problemów może zabrać sprzęt do serwisu, w takiej jednak sytuacji najczęściej zostawia nam laptop zastępczy (z zainstalowanym podstawowym oprogramowaniem biurowym).

Podobnie ma się sprawa z obsługą posprzedażową. Jej podstawowy pakiet to absolutne minimum w przypadku każdego większego zamówienia dla biznesu. Pakiety rozszerzone pozwolą nam uniknąć problemów związanych np. z zakupem niedziałającego sprzętu. Pakiety premium przydają się natomiast w przypadku naprawdę dużych zamówień: niewielkie procentowo doinwestowanie zamówienia jest znacznie bardziej opłacalne niż samodzielna instalacja systemu operacyjnego i oprogramowania już w firmie. Czas pracy informatyków najczęściej okazuje się po prostu droższy (o fakcie, że większość działów IT i bez tego z trudem wyrabia się w czasie ze swoimi zadaniami, nie warto tu nawet wspominać).

Więcej o preferowanych warunkach obsługi posprzedażowej i gwarancji klasy biznes pisaliśmy w artykule Program obsługi posprzedażowej – co powinien obejmować?

Jakość sprzętu, komfort i kultura pracy

Przekroczenie budżetu może być też uzasadnione w sytuacji, w której niewielka różnica w cenie za pojedynczy komputer przekłada się na znaczący (z punktu widzenia naszych potrzeb) wzrost wydajności.

Oczywiście kluczowe znaczenie mają tu właśnie wspomniane potrzeby. Kupowanie lepszego, ale droższego sprzętu tylko dlatego, że jest lepszy mija się z celem. Powinniśmy raczej myśleć o tym jak o inwestycji – każdy wydatek musi się zwrócić. Jeżeli zakup lepszego sprzętu zaowocuje możliwym do określenia i późniejszego zmierzenia zwiększeniem wydajności pracy w przewidywalnym okresie czasu – to prawdopodobnie warto wziąć to na warsztat. Jeśli nie – zostańmy jednak przy budżecie.

Do czego najlepiej dopłacać, kupując notebooki? Na pierwsze miejsce wysuwa się dysk. Prosta zamiana dysku HDD na SSD może zaowocować bardzo znaczącym zwiększeniem efektywności naszej pracy. I nie chodzi tu tylko o szybkość odczytu czy zapisu danych – dzięki inwestycji w dysk SSD szybciej działają praktycznie wszystkie zainstalowane na naszym laptopie programy (łącznie z systemem operacyjnym). Zmniejsza się też czas potrzebny na instalowanie aktualizacji czy choćby włączanie i wyłączanie notebooków. Zakup notebooków z dyskami SSD jest więc dobrą inwestycją – niezależnie od branży.

Więcej o różnicach pomiędzy dyskami HDD, SSD, SSHD i M.2 pisaliśmy w artykule Dyski w notebooku. HDD, SSD, SSHD, M.2 – przewodnik po możliwościach.

Z innych wartych doinwestowania, a często pomijanych elementów konfiguracji warto wspomnieć jeszcze o portach. Ilość i rodzaj dostępnych gniazd (np. cztery wejścia USB zamiast dwóch) bezpośrednio przekłada się na biurową funkcjonalność naszego notebooka. Ma też wpływ na komfort pracy. Warto mieć to na uwadze, bo doposażenie samego laptopa w dodatkowe porty jest w zasadzie niemożliwe (w praktyce łatwiej wymienić notebooka). Warto rozważyć też zakup notebooków wyposażonych w gniazda dokowania.

O biznesowym potencjale notebooków wyposażonych w tego typu rozwiązania – tj. umożliwiających podłączenie stacji dokującej lub replikatora portów – pisaliśmy w poradnikach Ultrabooki Lenovo ThinkPad i możliwości dokowania. Jak połączyć ekstremalną mobilność z biurową funkcjonalnością? oraz Stacja dokująca i ThinkPady serii T – idealny zestaw do pracy w biurze i w trasie. Jak się okazuje, odpowiedni wybór sprzętu i stacji dokującej skutkuje spektakularnym wzrostem funkcjonalności i… niższą ceną całości zestawu (w porównaniu z dużymi notebookami o porównywalnej funkcjonalności).

Doinwestowanie podzespołów takich jak procesor czy karta graficzna zalecamy głównie specjalistom – np. grafikom lub architektom. Przedstawiciele tych profesji generalnie nie powinni oszczędzać na sprzęcie.

W przypadku pozostałych użytkowników warto rozważyć jeszcze zwiększenie ilości pamięci operacyjnej. Jeśli jednak naszego notebooka nie będziemy stosowali do obsługi szczególnie wymagających programów przeznaczonych do przetwarzania dużej ilości danych jednocześnie, to spokojnie możemy postawić na standard (tj. 8 GB).

Zdrowie naszych pracowników

Inwestycja w zdrowie naszych pracowników nie ma prawa się nie zwrócić. To korzyść nie tylko finansowa czy wizerunkowa – to przede wszystkim kwestia budowania lojalności i relacji. Co do tego nie może być wątpliwości.

Na pracy z laptopem cierpi przede wszystkim wzrok pracownika. Inwestycja w notebooki oparte na matowej matrycy o możliwie wysokiej rozdzielczości (Full HD jest standardem) pozwoli nam znacząco podnieść komfort pracy i odciążyć nasze oczy. Podniesiemy też efektywność pracy (szczególnie pracy biurowej polegającej na obsłudze arkuszy kalkulacyjnych – ta bowiem wymaga długotrwałego skupiania wzroku na stosunkowo niewielkich polach z danymi). Dobrym rozwiązaniem jest też zakup dużych monitorów zewnętrznych. Jeżeli w naszym budżecie nie ma na nie miejsca – cierpi zarówno wzrok, jak i wydajność naszych pracowników. (Praca z danymi na dwóch i większej ilości monitorów może być nawet dwukrotnie bardziej wydajna niż praca na samym laptopie.)

Bezpieczeństwo firmowych danych

O zabezpieczeniach programowych i sprzętowych pisaliśmy obszerniej w poradniku Jak zadbać o bezpieczeństwo notebooka? 11 rozwiązań dla profesjonalistów. Tu warto wspomnieć, iż dodatkowa inwestycja w bezpieczeństwo prawie zawsze okazuje się uzasadniona. Mniejsze firmy powinny przy tym skupić się na zabezpieczeniach programowych. Część dostawców sprzętu oferuje zresztą instalację programów antywirusowych klasy biznes w ramach wspomnianej wcześniej obsługi posprzedażowej. Duże firmy mogą natomiast rozważyć doinwestowanie rozwiązań sprzętowych. Czytnik linii papilarnych to często za mało – producenci notebooków biznesowych oferują swoim klientom znacznie skuteczniejsze zabezpieczenia (największą skutecznością charakteryzują się na chwile obecną skanery ukrwienia nadgarstków – tzw. technologia Palm Secure).

Jeżeli zaś pracujemy na danych klientów, to doinwestowanie zabezpieczeń stanowi po prostu konieczność. W świetle nowych regulacji Unii Europejskiej (RODO) odpowiedzialność za ich bezpieczeństwo spada w całości na nas. Ich utrata – np. w wyniku kradzieży – może skutkować bardzo bolesnymi grzywnami. Lepiej przeinwestować niż stracić.

Rekomendacja zaufanego pracownika

Wyjść poza budżet warto czasami pod wpływem rekomendacji zaufanego pracownika – o ile, ma się rozumieć, rekomendacja ta znajduje swoje uzasadnienie budżetowe. Jeżeli np. nasz firmowy grafik twierdzi, że zakup lepszego sprzętu znacząco przyspieszy pracę nad projektami – bądź też wpłynie na ich jakość – to warto tę kwestię przynajmniej rozważyć. W większości wypadków nasi pracownicy najlepiej wiedzą, czego potrzebują, by poprawić jakość swojej pracy. Dotyczy to w szczególności specjalistów.

Zanim wyjdziemy poza budżet…

Oczywiście są sytuacje, w których wychodzenie poza budżet jest absolutnie niewskazane, nawet pomimo wystąpienia każdego z wymienionych powyżej powodów, np. kiedy nasza firma jest zadłużona albo nie uporządkowaliśmy jeszcze firmowych finansów. Zestawienie takich sytuacji prezentujemy na poniższej infografice:

Jak widać, pierwszeństwo mają potrzeby, najlepiej te jasno zdefiniowane w momencie zakupu. Jest to zresztą jedna z najważniejszych zasad planowania wydatków w ogóle, nie tylko w biznesie; cokolwiek robimy, warto mieć ją na uwadze.

Podsumowanie

Firmowy budżet można naginać. Na ile jednak warto to robić – każdy z nas musi ocenić samemu. Niezależnie jednak od naszej decyzji – upewnijmy się, iż podjęliśmy ją w wyniku wystąpienia konkretnej potrzeby, najlepiej związanej z łatwym do przewidzenia i stosunkowo pewnym zyskiem w niedalekiej przyszłości. Zakup notebooków nie musi być trudny, w żadnej sytuacji nie powinien jednak polegać na dowolnym szastaniu firmowymi środkami.

Dowiedz się więcej…

Ogólniej o kwestiach, które należy wziąć pod uwagę, kupując laptopa do pracy biurowej – niekoniecznie specjalistycznej – pisaliśmy w poradniku Notebooki dla firm. Na co należy zwrócić uwagę przed, po i w trakcie zakupu?

Dla osób, które chcą wiedzieć więcej o podstawowych różnicach dzielących sprzęt biznesowy i konsumencki powstał natomiast poradnik Notebooki biznesowe vs. notebooki konsumenckie – porównanie.

Zestawienie najlepszych notebooków do 3500zł – a więc stosunkowo budżetowego sprzętu – przedstawiliśmy w tekście 11 najlepszych notebooków do 3500 zł.