Microsoft Office ma długą historię. I (nie bójmy się powiedzieć tego na głos) jest to w większości historia sukcesów. Ostatecznie: najpopularniejszy pakiet biurowy na świecie nie stał się nim przez przypadek. Prowadzenie jakiejkolwiek działalności bez wysłużonego Worda czy Excela jest, moim zdaniem, niemożliwością*.

Ostatnimi czasy użytkownicy MS Office mają jednak niełatwe zadanie. Przed nimi wybór: Microsoft Office 2016 (a niedługo – 2019) czy Office 365. Co jest lepsze? No cóż – osobiście korzystam z 365 i zdecydowanie preferuję tę opcję. Ale nie musi to wcale oznaczać, że Office 2016 jest gorszym wyborem.

Czym różni się Microsoft Office 2016 od Office 365?

W największym skrócie: sposobem płatności. Za Microsoft Office 2016 płacimy raz; w zamian dostajemy kompletny produkt, a także dostęp do aktualizacji, przynajmniej do czasu premiery kolejnej wersji pakietu. Tymczasem za Office 365 płacimy w coraz popularniejszym modelu subskrypcyjnym; opłaty naliczane są co miesiąc lub co rok. W zamian otrzymujemy ten sam pakiet oraz te same aktualizacje, a w przyszłości również nowsze – 2019 i kolejne – wersje produktu.

Tyle w teorii. A w praktyce? Czy wybór pomiędzy Microsoft Office 2016 a Microsoft Office 365 rzeczywiście sprowadza się do preferowanego sposobu płatności? A może chodzi o coś więcej?

Przyjrzyjmy się sprawie nieco dokładniej.

Microsoft Office 2016 vs. Office 365 – porównanie ofert dla firm

Jak wiadomo, nowe wersje MS Office ukazują się w cyklu 3-, czasami 4-letnim. I tak po Office 2013 mieliśmy Office 2016, a teraz czekamy na Office 2019. Ma sens: trzy lata to akurat tyle, ile potrzeba światu, żeby przygotować się na nowe funkcje w Wordzie i Excelu ;- )

W chwili premiery pełen pakiet biurowy w wersji dla biznesu to wydatek rzędu 1000-1500 zł. Na chwilę obecną – czyli półtorej roku po premierze – za pakiet Microsoft Office Professional 2016 w wersji pudełkowej zapłacimy około 1000-1200 zł (w zależności od oferty). W zamian otrzymujemy pojedynczą licencję i pełen dostęp do aktualizacji na czas wsparcia produktu. W ramach pakietu mamy też dostęp do wszystkich aplikacji wchodzących w skład Office 2016 oraz paru „dodatków chmurowych” (o których więcej za chwilę).

Tymczasem w modelu subskrypcyjnym za pakiet biurowy w wersji Business Premium – z pojedynczą licencją – zapłacimy 10 lub 12 euro, czyli od 40 do 50 zł (w zależności również od aktualnego kursu). Tutaj także otrzymujemy dostęp do wszystkich aplikacji – w grę wchodzą więc nie tylko obowiązkowe Word, Excel, PowerPoint i Outlook, ale także Exchange, SharePoint, OneDrive (w wersji business), OneNote (do 2019), Publisher, biznesowa wersja Skype oraz Access. Tyle w wersji na PC; w wersji na komputery Apple musimy pogodzić się z brakiem narzędzi Publisher i Access. Co jest zresztą zrozumiałe**.

Oprócz tego możemy też kupić wersję Business – to wydatek rzędu od 8 do 10 euro. Różnice polegają na mniejszej dostępności produktów chmurowych – w pakiecie otrzymujemy jedynie dostęp do OneDrive (ale, oczywiście, w wersji biznesowej). Dostęp do pozostałych dodatków wykupić możemy za niecałe 5 euro – w ramach pakietu Business Essentials. Dla osób, które zakupiły Office 2016, ale nie w najszerszym z dostępnych pakietów, jest to, moim zdaniem, rozwiązanie idealne.

W rozliczeniu rocznym pakiet Office 365 w pełnej wersji dla biznesu wychodzi więc stosunkowo niedrogo – 400, maks. 500 zł za pojedynczą licencję. Co, jak by nie patrzeć, jest naprawdę dobrą ofertą. Szczególnie że możemy też liczyć na ewentualne wsparcie techniczne – a muszę powiedzieć, że support Microsoftu przeszedł na przestrzeni ostatnich kilku lat naprawdę długą drogę i obecnie należy do ścisłej czołówki.

Z pełną ofertą produktów dostępnych w ramach pakietu MS Office 365 Business możemy zapoznać się na oficjalnej polskiej stronie Microsoftu.

Office 365 Enterprise E1, E2 i E3 – rozwiązanie dla najbardziej wymagających graczy na rynku

Ale Office 365 w wydaniu Business to jeszcze nie wszystko; dla największych – albo najbardziej wymagających – przedsiębiorców Microsoft przygotował szerszą wersję pakietu: Office 365 Enterprise. Mówimy tu o naprawdę szerokim zasobie usług/produktów – w tym również o dostępie do firmowej poczty e-mail (hosting 100 gb, a więc niemało, z możliwością rozszerzenia) i nieograniczonej przestrzeni dyskowej w chmurze. Jednorazowy zakup (od 12 do nawet 35 euro miesięcznie) to licencja dla pięciu urządzeń każdego rodzaju (dekstop, mobile, tablet).

W pakiecie Office 365 Enterprise E2 (od 20 euro w górę) otrzymujemy też dostęp do przygotowanych przez Microsoft narzędzi do zarządzania zespołem i projektami – m.in. MS Teams, MS Planner oraz Yammer. Zwalnia nas to z konieczności zakupu bądź opłacania abonamentów za inne narzędzia tego rodzaju – a zazwyczaj nie należą one do najtańszych. Microsoft zdecydowanie wygrywa tutaj zarówno pod względem cenowym, jak i pod kątem wciąż rozbudowywanych możliwości wzajemnej integracji poszczególnych aplikacji.

Posiadacze MS Office 2016 lub niższej wersji Office 365 mogą też „dokupić sobie” dostęp do tych dodatków w ramach pakietu Enterprise E1. Niejako gratis otrzymają przy tym dostęp do internetowych wersji aplikacji Word, Excel, PowerPoint i Outlook. Jest to koszt niecałych 7 euro (25-30 zł). Jeżeli nie zależy nam na licencji dla pięciu urządzeń, ale chcemy w pełni wykorzystać moc pakietu Microsoftu – albo po prostu potrzebujemy któregoś z dodatkowych narzędzi lub 50 gb poczty – to jest to najlepszy sposób.

Więcej informacji – na stronie pakietu.

A co z MS Office dla użytkowników domowych?

Użytkownicy domowi – nie-biznesowi – mają do wyboru trzy możliwości.

Pierwsza to jednorazowy zakup pakietu MS Office 2016 dla Użytkowników Domowych i Uczniów za 640 zł. W pakiecie znajdują się Word, Excel, PowerPoint i OneNote. To bardzo podstawowy zestaw, ale nie oszukujmy się – większość użytkowników indywidualnych nie potrzebuje niczego ponadto.

Natomiast druga i trzecia możliwość to – odpowiednio – MS Office 365 w wersji Personal oraz dla Użytkowników Domowych. W obu pakietach mamy to samo: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Access i Publisher, a do tego Skype (w wersji osobistej) oraz OneDrive (podobnie). Cena? 30 albo 40 zł miesięcznie; 300 albo 430 zł rocznie. Jak widać, przy zakupie subskrypcji rocznej dwa miesiące użytkowania otrzymujemy za darmo.

Osobiście sądzę, że lepiej jest decydować się na wersję Business; zarówno pod względem ceny, jak i zawartości jest to zdecydowanie lepsza oferta. Dobrze jednak, że Microsoft daje nam szeroki wybór. Ostatecznie – nie każdy musi od razu korzystać z biznesowej wersji Skype. Dla każdego coś miłego 🙂

Ofertę Microsoftu dla użytkowników indywidualnych oraz domowych możemy przejrzeć tutaj.

No dobrze – czyli co wybrać?

Microsoft wcale nie kryje się z faktem, że wolałby sprzedawać swój pakiet biurowy w modelu subskrypcyjnym. Dotyczy to obu wersji – tak domowej, jak biznesowej. I trudno się dziwić – to rozwiązanie jest lepsze zarówno dla użytkowników, jak i samej firmy. Dla użytkowników przez wzgląd na wygodę, możliwość dopasowania kosztów do faktycznych potrzeb oraz ewentualnej rezygnacji z produktu w każdej chwili; dla firmy – z powodów związanych ze specyfiką dystrybucji i… konkurencją na rynku. Sprzedaż subskrypcyjna w modelu SaaS (ang. software as a service – produkt sprzedawany jako usługa) staje się bowiem branżowym standardem.

Ja sam korzystam z MS Office Professional Plus 365; to – do użytku domowego. Nie wykorzystuję, oczywiście, wszystkich możliwości pakietu; korzystam głównie z Worda, Excela, PowerPointa i Outlooka, a poza tym – z OneDrive (którą uważam, nawiasem mówiąc, za bardzo poważną konkurencję dla Apple’owskiego iClouda) i Skype. Znam jednak wszystkie z microsoftowych aplikacji – i każda z nich przydała mi się przynajmniej parokrotnie odkąd zacząłem subskrybować Office 365 „na własny rachunek” 🙂

Jeżeli jesteś użytkownikiem indywidualnym, to taki zestaw powinien być dla Ciebie w sam raz. Jeżeli prowadzisz małą działalność, to możesz zastanowić się nad dokupieniem Enterprise E1 (albo, zamiast niego, ProPlus, jeśli zależy Ci na dodatkowych licencjach). Osoby zatrudniające więcej niż trzech korzystających z pakietu pracowników mogą spokojnie celować w Enterprise E2 oraz E3. Jest to, moim zdaniem, próg, po którym taka inwestycja zaczyna się zwracać.

Office 2019 – czekamy z niecierpliwością!

Ale – żeby sprawy nie były zbyt proste – wybór pomiędzy Office 2016 a Office 365 skomplikuje się niedługo jeszcze bardziej. A wszystko to z racji… nadchodzącej premiery Office 2019.

Jeżeli wierzyć zapowiedziom, to jest na co czekać. Jednocześnie zaś – użytkownicy starszych wersji systemu Microsoft Windows będą musieli obejść się smakiem. MS Office 2019 uruchomimy bowiem wyłącznie na komputerach z Windowsem 10.

Czy to rzeczywiście źle? No cóż – trudno dziwić się Microsoftowi: to naturalne, że najnowsze wersje Office powstają tylko na najnowsze wersje Windows. Szczególnie że – cokolwiek nie mówić – Windows 10 jest już na rynku od dobrych paru lat. I chociaż potrafię zrozumieć spóźnialskich, to uważam, że wyznawcy poczciwej „siódemki” już dawno powinni zmienić swój system.

Teraz mają nowy powód:

W skład wersji zapoznawczej nowego pakietu wchodzić będą następujące aplikacje: Outlook, Word i Excel, PowerPoint, OneNote, Publisher, Access, Project i Visio. Aplikacje będą dostępne zarówno w wersji 32-, jak i 64-bitowej, co powinno bardzo ucieszyć użytkowników 32-bitowych systemów operacyjnych. Office 2019 zostanie też udostępniony użytkownikom komputerów i notebooków Apple.

Czy Office 2019 będzie ostatnią nie-chmurową wersją pakietu biurowego Microsoftu? Tego – póki co – nie wiemy. Komunikat na oficjalnej polskiej stronie MS głosi:

„W ramach standardowej praktyki firma Microsoft będzie kontynuować ocenę potrzeb klientów oraz trendów rynkowych w celu określania zapotrzebowania na przyszłe wersje naszych produktów i usług [w wersji wieczystej, tj. nie-chmurowej].”

Co to oznacza? Dowiemy się tego w 2022 r…

Przypisy dolne (a także końcowe) :- )

*Owszem, istnieją alternatywy dla MS Office; jednak w przeciwieństwie do pakietu Microsoftu, ich obsługi nie uczy się w szkołach. Co, oględnie rzecz biorąc, może stanowić pewien problem, szczególnie w przypadku co bardziej zaawansowanych funkcji np. programu do tworzenia prezentacji czy arkusza kalkulacyjnego. Na pewnym poziomie zaawansowania nawet zwykły i z pozoru prosty edytor tekstu potrafi okazać się skomplikowanym narzędziem :- )

**Microsoft zapowiada zacieśnienie współpracy z Apple, stąd też Office 365 możemy obecnie nabyć również w wersji na urządzenia z jabłuszkiem. Nie miałem jeszcze okazji testować, ale opinie są bardzo pochlebne.