Microsoft 365 to jeden z najpopularniejszych pakietów biurowych na rynku. Dostępny w formie usługi, sukcesywnie zastępuje starsze wersje Office, w tym Office 2010, który po 10 latach wsparcia powoli kończy swój żywot.

Wielu użytkowników domowych i biznesowych dalej rozważa pozostanie przy standardowych pakietach, takich jak Office 2019. Moim zdaniem jednak znacznie ciekawszą propozycją jest skorzystanie z usługi Microsoft 365, która daje naprawdę sporo korzyści względem klasycznego pakietu Office. Tyczy się to zwłaszcza użytkowników indywidualnych, którzy za niewielkie pieniądze mogą otrzymać przemyślany i funkcjonalny zestaw narzędzi do codziennej pracy.

Microsoft 365 – co to?

Microsoft 365 to usługa, oferująca szereg narzędzi do zadań biurowych i biznesowych. Wśród nich znajdują się między innymi aplikacje z pakietu Office, a także przestrzeń chmurowa. Co więcej, dzięki odpowiedniej synchronizacji i możliwości korzystania z pakietu na kilku urządzeniach (w tym urządzeniach mobilnych), możemy stworzyć kompletny ekosystem do efektywnej pracy.

W skład Microsoft 365 wchodzi mnóstwo programów, których wybór jest uzależniony od  wybranego pakietu Z punktu widzenia każdego użytkownika istotne jest także bieżące aktualizowanie całego pakietu oraz nieustanne ulepszanie go przez Microsoft. Dostępna jest także pomoc techniczna w formie infolinii lub czatu. W przypadku Microsoft 365 Personal i Family przeznaczonych do użytkowników domowych liczyć możemy na:

• Aplikacje Office (Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Access i Publisher)
• Dysk OneDrive (o pojemności 1 TB dla każdego użytkownika)
• Skype (60 minut miesięcznie na połączenia na telefony komórkowe i stacjonarne)
• Dodatki (np. Microsoft Family Safety oraz Redaktor Microsoft)

Warto porównać także możliwości Microsoft 365 z subskrypcją miesięczną lub roczną do pakietu Office 2019, którego kupić wystarczy tylko raz. Office 2019 dostępny jest w wersjach Home & Student oraz Home & Business. Pierwszy z nich, w cenie około 640 zł, oferuje licencję na jedno stanowisko wraz z podstawowymi aplikacjami Word, Excel, Powerpoint i… to tyle. W przypadku wersji biznesowej za kwotę 1300 zł otrzymujemy licencję na jedno stanowisko z możliwością użytku komercyjnego, w skład pakietu wchodzą te same programy.

Stety lub niestety Microsoft zdecydował się mocno rozbudowywać usługę 365 kosztem klasycznych wersji Office. Ten trend jednak w zupełności mnie nie dziwi, albowiem każda większa firma zaczęła stosować system subskrypcyjny. Dużym plusem tego sposobu rozliczania jest możliwość szybkiej rezygnacji, otrzymywanie bieżących aktualizacji i dostęp do nowych funkcji bez potrzeby kupowania nowszych wersji oprogramowania.

Personal kontra Family

Jeśli jesteśmy użytkownikami domowymi lub freelancerami, stajemy przed wyborem usługi Microsoft 365 w wersji Personal lub Family. Personal to licencja przeznaczona dla jednego użytkownika, który w jej ramach może zainstalować aplikacje z pakietu na łącznie 5 urządzeniach (w tym urządzeniach mobilnych). Otrzymamy także dysk OneDrive o pojemności 1 TB, 60 minut na telefony w Skype oraz dostęp do zaawansowanych opcji w Redaktorze Microsoft.

Wersja Family wbrew pozorom sprawdzić się może nie tylko w sytuacji, kiedy chcemy wyposażyć całą rodzinę w programy pakietu Office. Microsoft nie nakłada restrykcji związanych z ograniczeniami terytorialnymi, tudzież koniecznością mieszkania w tym samym gospodarstwie domowym, co nabywca pakietu. Bez problemu możemy dodać innych użytkowników do naszego 365 Family. Tym samym nic nie stoi na przeszkodzie, by rozłożyć koszty pakietu na kilka osób. W Family każdy użytkownik otrzymuje aplikacje Office wraz z dyskiem OneDrive oraz innymi benefitami.

Microsoft 365 Personal to wydatek rzędu 29,99 zł miesięcznie lub 299,99 zł rocznie. Family kosztuje 42,99 zł miesięcznie lub 429,99 zł na rok. Warto tutaj jednak wspomnieć o różnych promocjach, organizowanych przez Microsoft, dzięki którym pakiety można kupić w niższych cenach.

Przykładowo w dużych sklepach zdarzały się promocje na Microsoft 365 Personal w cenie 129, a nawet 99 zł. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby takich pakietów w promocyjnej cenie zakupić kilka i dodać do naszego konta Microsoft. W ten sposób całkowity okres trwania 365 sumuje się do nawet 5 lat. Firma oferuje także możliwość “przekonwertowania” wersji Personal na Family za 35 zł. Finalnie liczyć możemy na Microsoft 365 Family za 530 zł (lub 685 zł dla ceny 129 zł za pakiet) na 5 lat. To się nazywa deal!

Microsoft 365 dla firm

Standardowo dla firm dostępne są trzy pakiety – Business Basic, Business Standard oraz Business Premium. Business Basic to podstawowy wariant w cenie 4,20 euro za użytkownika, w skład którego wchodzą aplikacje biurowe w wersji online i mobilnej (Word, Excel, PowerPoint), a także usługa Microsoft Teams, 1 TB na dane w OneDrive oraz aplikacje Exchange i SharePoint. Nie brakuje także hostingu poczty ze skrzynką o rozmiarze aż 50 GB.

Za kwotę 10,50 euro za użytkownika otrzymać możemy w pakiecie Business Standard pełen komplet aplikacji biurowych w pełnej wersji (w tym także Access i Publisher) oraz wszystkie benefity dostępne w wersji Basic. Dodatkowo Microsoft oferuje również aplikację Bookings, przeznaczoną do rezerwowania terminów spotkań przez klientów.

Najwyższy pakiet Business Premium to wydatek rzędu 16,90 euro za użytkownika miesięcznie. Oprócz benefitów z pakietu Standard, Microsoft dodatkowo dołącza zaawansowane mechanizmy zabezpieczające, na czele z Microsoft Azure Information Protection oraz Microsoft Intune.

Jeśli firmie potrzebne są tylko i wyłącznie aplikacje Microsoft 365, można wykupić usługę z nimi za 8,80 euro za użytkownika. Liczyć wtedy możemy na aplikacje w wersji klasycznej, mobilnej oraz online wraz z przestrzenią 1 TB w ramach usługi OneDrive. Limitem wszystkich powyższych pakietów jest maksymalna liczba 300 użytkowników. Dla większych przedsiębiorstw Microsoft oferuje wersję 365 Enterprise. W ich skład wchodzą pakiety Microsoft 365 E3, Microsoft 365 E5 oraz Microsoft 365 F3.

W przypadku edycji Enterprise najczęściej dla każdej firmy przygotowywane są specjalne oferty. Microsoft 365 E3 to koszt 31,50 euro za użytkownika miesięcznie. W skład pakietu poza aplikacjami biurowymi oraz OneDrive i MS Teams wchodzi znacznie więcej programów, służących do stworzenia środowiska pracy dla wielu użytkowników. Wśród nich znajdziemy chociażby aplikacje służące do organizacji pracy i automatyzacji procesów biznesowych (np. Planner, Power Apps itp.).

Microsoft 365 E5 to jeszcze bardziej rozbudowana usługa w cenie 53,70 euro za użytkownika miesięcznie. Oprócz wcześniejszych korzyści pakietu E3 doliczyć do niej warto zaawansowane mechanizmy zabezpieczenia, możliwość skuteczniejszego zarządzania urządzeniami i aplikacjami, dostępami, a także narzędzia Business Intelligence. Całość uzupełnia pakiet Microsoft 365 F3, przeznaczony dla pracowników pierwszej linii, którym udostępniane są aplikacje w wersji online i mobilnej. Otrzymują oni także dostęp do Outlooka, Exchange i innych funkcjonalności niezbędnych podczas ich codziennej pracy.

Microsoft posiada także specjalne wersje oprogramowania przeznaczone dla instytucji rządowych, gdzie priorytetem jest zachowanie najwyższego poziomu bezpieczeństwa w obrębie całej infrastruktury. W celu ustalenia szczegółów odnośnie pakietu należy jednak skontaktować się z przedstawicielami firmy.

Microsoft 365 dla edukacji

Microsoft przygotował także specjalistyczne rozwiązania dla szkół i uczelni. Microsoft 365 Education dostępny jest w trzech ogólnych pakietach – A1, A3 oraz A5. Wśród dostępnych narzędzi są nie tylko aplikacje Office (w wersji online lub klasycznej), ale także oprogramowanie do planowania, zarządzania plikami, Skype for Business, narzędzia do analizy oraz zaawansowane procedury bezpieczeństwa.

Wśród narzędzi do pracy w klasie znajdziemy nie tylko Microsoft Teams, ale również specjalne wersje OneNote, Sway, a nawet… Minecraft Education Edition. Podobnie jak w przypadku Microsoft 365 dla instytucji rządowych, wdrożenie Microsoft 365 Education odbywa się z pomocą przedstawicieli Microsoft lub autoryzowanych partnerów edukacyjnych. Ceny zaczynają się od wersji bezpłatnej (z pakietem Office Online), do 5,90 euro za ucznia w pakiecie Office 365 A5.

Podsumowanie

Microsoft na przestrzeni ostatnich lat znacząco rozbudował swoją usługę Microsoft 365 zarówno dla klientów indywidualnych, jak i użytkowników biznesowych oraz placówek edukacyjnych. Twórcy jednego z najlepszych pakietów biurowych na rynku “obudowali” go dodatkowo kolejnymi usługami, wchodzącymi w skład oferty MS.

Chociaż nie jestem w stanie jednoznacznie ocenić jakości i opłacalności produktów biznesowych, o tyle w przypadku Microsoft 365 dla użytkowników domowych przyznać muszę, że codzienne wykorzystanie go w pracy zwiększa moją efektywność.

Ogromnym minusem, jaki wciąż widzę w przypadku Microsoft 365 jest brak intuicyjności, która przydałaby się zwłaszcza podczas konfiguracji usług przez pojedynczego użytkownika. Zaawansowane opcje OneDrive, czy nawet wdrożenie w zaawansowane opcje aplikacji z pakietu biurowego wciąż wymaga sporo czasu oraz szukania informacji w dokumentacji.